Maintenir le contact avec les autres tout en travaillant virtuellement
7 juill. 2021
Comme nous avons tous fini par l’apprendre, le télétravail comporte son lot d’avantages. Il procure la souplesse permettant de travailler dans le confort de notre demeure, en plus de favoriser l’équilibre travail-vie personnelle et de nous délivrer des périodes de déplacement qui s’étirent en longueur. D’un autre côté, il complique la préservation du lien social que nous entretenons avec nos collègues. Comme nous ne pouvons pas échanger avec les autres en personne au bureau, le télétravail peut nous amener à perdre le contact avec eux. Le niveau de déconnexion au sein de chaque équipe peut varier. Cependant, le défi de maintenir des relations sociales à l’échelle de l’organisation demeure toujours présent.
Dans les conversations à distance, les dirigeants doivent trouver une façon de maintenir la continuité des affaires tout en optimisant les processus opérationnels. Toutefois, il ne faut pas négliger le renforcement des liens sociaux. Heureusement, il existe des moyens de recréer et de maintenir de solides liens au sein des équipes virtuelles pour favoriser la communication et réduire le sentiment d’isolement.
1. Favoriser les périodes d’échange
Dans l’environnement du travail virtuel, les conversations spontanées dans la salle de pause et à la machine à café se perdent. Toutefois, cela ne veut pas dire que les échanges entre collègues doivent se limiter uniquement aux affaires. Les employeurs devraient favoriser les pauses régulières et les périodes réservées à la socialisation pour promouvoir l’esprit d’équipe et entretenir les liens sociaux.
En réservant du temps dans la semaine aux échanges avec les membres de votre équipe dans le cadre de séances individuelles ou de réunions d’équipe, vous pourrez tous discuter de façon informelle et plus personnelle. Pour rendre possible ce genre de conversations, les dirigeants peuvent instaurer pendant les réunions une période durant laquelle il est « interdit de discuter de travail ». Ainsi, ils donneront la possibilité aux membres de leur équipe de parler de leurs intérêts personnels et de leurs activités.
Avec des horaires chargés, il est parfois difficile de trouver du temps à consacrer aux contacts sociaux dans une journée de travail. Cependant, il est plus facile que vous pouvez le croire de réaménager du temps déjà disponible. Par exemple :
- Le télétravail élimine le temps consacré aux déplacements. Dès le début de la journée, essayez d’employer ce temps pour jaser en « prenant un café » avec un collègue ou avec votre équipe
- Les dîners d’équipe virtuels constituent une autre bonne façon de rassembler tout le monde pour parler et reproduire l’atmosphère de la salle de pause
- Fixez d’autres périodes de pause au cours de la semaine pour permettre à votre équipe de se réunir dans des salles virtuelles pendant les heures de bureau
Précisez que la participation à ces séances est facultative. Les employés pourront ainsi intégrer naturellement ces périodes de socialisation à leur horaire, ce qui reproduira dans une certaine mesure la spontanéité des échanges au bureau.
Une autre façon d’intégrer sans difficulté la socialisation à la semaine de travail est d’instaurer des téléconférences pour lancer et conclure la semaine ou de tenir des vidéoconférences hebdomadaires. Amorcez la semaine par une réunion d’équipe virtuelle. Vous pourrez ainsi établir des objectifs hebdomadaires. Profitez-en aussi pour parler de votre fin de semaine et de vos vies personnelles. Commencer la semaine en échangeant entre collègues favorisera la communication ouverte par la suite. Les membres de l’équipe seront ainsi portés à entrer en contact plus souvent au fil de la semaine. De même, terminer la semaine par une téléconférence ou une vidéoconférence d’équipe permet à chacun et chacune de parler de son travail durant la semaine, de ce qui est prévu pour les prochaines semaines et de ses plans en vue de la fin de semaine.
En commençant et en terminant la semaine par des rencontres virtuelles, vous assurerez une transition graduelle entre la vie personnelle et professionnelle des membres de l’équipe, en plus d’entretenir les liens dans l’environnement de travail virtuel.
2. Réduire l’utilisation du courriel et accroître celle de la messagerie instantanée et des appels vidéo
Le courriel est bien souvent la principale forme de communication entre collègues de travail. Il rend la communication officielle et offre une certaine structure. Toutefois, ces éléments représentent également son principal désavantage quand il s’agit de rester en contact. Essayez la messagerie instantanée si vous communiquez avec une seule personne ou avec un petit groupe. C’est un mode de communication moins officiel qui permet habituellement des conversations plus naturelles et décontractées.
Au lieu d’envoyer des courriels, vous pouvez aussi opter pour une conversation téléphonique ou une vidéoconférence. Parfois, il est plus facile de communiquer avec quelqu’un verbalement. Au lieu d’envoyer un courriel, prévoyez une conversation téléphonique ou vidéo de 15 à 30 minutes avec la personne. En plus de vous donner davantage l’impression d’entrer en relation, cela vous permettra peut-être de parler plus franchement et personnellement.
3. Rôle des membres de la direction pour favoriser les contacts sociaux
Donnez l’exemple pour motiver votre équipe, surtout quand il s’agit de socialiser dans un environnement virtuel. Les membres de la haute direction et les dirigeants peuvent susciter plus de rapports personnels au sein de leur équipe en adoptant ces comportements eux-mêmes et en favorisant les échanges de façon personnelle et agréable.
Organisez des concours ou formez des groupes sociaux en ligne pour votre organisation afin de favoriser la participation des membres de l’équipe. La ludification crée un environnement amusant tout en encourageant les échanges à un niveau plus personnel. Les concours et les groupes sont d’autant plus personnalisés lorsque l’équipe de direction en fait la promotion et y participe. En plus de démontrer que votre organisation se préoccupe du maintien des liens sociaux, vous y établirez des relations plus personnelles avec vos dirigeants et avec vos collègues. Pour consolider les liens sociaux que l’organisation s’efforce d’établir, l’exemple de la direction crée toujours un précédent.
