Envisager la réduction de votre parc immobilier
30 août 2021
L’immobilier est la principale dépense de la plupart des organisations. Réduire votre empreinte immobilière représente donc un moyen stratégique d’augmenter votre flux de trésorerie et d’améliorer votre efficacité opérationnelle. Cela dit, avec de grandes possibilités viennent de grandes responsabilités, et la réduction du parc immobilier n’est pas une mince affaire. Votre analyse doit tenir compte d’une multitude de facteurs, et il n’existe malheureusement pas d’approche prédéfinie. TELUS a réussi à optimiser son empreinte immobilière et peut vous fournir des conseils qui vous aideront à reconnaître les occasions de réduire votre parc immobilier tout en accordant la priorité à l’expérience de vos employés. (Veuillez noter que les risques et les avantages associés à chaque parc immobilier diffèrent. En conséquence, une analyse ayant fonctionné pour nous pourrait ne pas convenir à votre organisation.)
Facteur clé : Comprendre votre effectif
Pour déterminer l’emplacement idéal du bureau, vous devez d’abord tenir compte du lieu de résidence de vos employés, de la durée de leurs déplacements et des endroits où ils rencontrent les clients. Un agent immobilier peut effectuer cette analyse pour vous, ou vous pouvez la faire vous-même à l’aide d’une plateforme comme Google Maps. Vous pouvez utiliser le code postal du domicile de vos employés et des lieux de travail de vos clients pour trouver un lieu central. Examinez l’information que vous en tirerez pour orienter vos décisions concernant votre parc immobilier ou le lieu de votre bureau. Pour ce faire, répondez aux questions suivantes :
- Votre organisation est-elle prête à se rapprocher de ses clients même si cela rallonge les déplacements des employés?
- À quelle fréquence vos employés viennent-ils au bureau?
La composition démographique de votre effectif est aussi un aspect important dont vous devez tenir compte. Habituellement, les jeunes employés vivent davantage dans les centres urbains, tandis que les familles avec de jeunes enfants vivent davantage en banlieue. Pour déterminer l’endroit où vous établir dans une ville, il est aussi important de prendre en compte le bassin de main-d’œuvre que vous visez dans le cadre de vos efforts de recrutement ainsi que le type d’environnement que vous voulez offrir à votre effectif. De plus, vous devriez adopter une approche stratégique en réfléchissant à l’endroit où vos employés pourraient habiter à l’avenir si des changements démographiques surviennent. Prévoyez-vous un rajeunissement de votre effectif dans les prochaines années? Allez-vous modifier vos pratiques en passant au télétravail intégral? Dans ce cas, vous n’aurez pas besoin d’un bureau.
Analyse approfondie : Chevauchement géographique
Vérifiez si vous avez plusieurs bureaux dans une même région, ce qui représente une occasion d’optimisation. Si vous envisagez de réduire votre parc immobilier, vous devrez examiner d’autres facteurs à l’échelle locale pour déterminer les immeubles prioritaires. Comparez la facilité d’accès en transport collectif, la présence de restaurants et de lieux où manger ainsi que les places de stationnement entre les différents immeubles.
- Ces immeubles ont-ils la même fonction pour votre organisation?
- Quelles sont les complications potentielles sur le plan du transport et à quelle fréquence les employés doivent-ils se rendre au bureau?
- Quelles incidences le voisinage aura-t-il sur votre culture?
- Vos employés pourront-ils facilement socialiser à l’extérieur du bureau ou est-ce que des facteurs locaux décourageront les rencontres?
Lorsque vous établissez une stratégie de relocalisation, vos employés doivent savoir que vous avez tenu compte de leurs besoins. L’objectif est de minimiser les dérangements et de rehausser l’expérience de votre personnel, tout en améliorant vos résultats.
Modalités de bail
La clé pour rehausser l’efficacité de votre stratégie est d’examiner de près les modalités de bail et les options à votre portée. Même si vous ne pouvez déménager parce que vous avez signé un bail, vous pouvez toujours explorer vos options. Cette démarche en vaudra la peine! Voici ce qu’il faut examiner :
- Les baux de quels immeubles approchent de leur échéance?
- Pouvez-vous exercer des options de résiliation anticipée de bail?
- Auriez-vous de la facilité à sous-louer vos locaux? Êtes-vous en mesure de prendre un risque sur ce plan?
- Avez-vous des occasions de restructuration?
Activités sur place
Il est essentiel d’analyser les activités possibles sur place pour déterminer si vous pouvez en regrouper sous un même toit. TELUS a plusieurs bureaux dans une même région, car les besoins opérationnels varient. L’accès est fortement contrôlé dans les immeubles où des activités cruciales ont lieu, tandis que d’autres immeubles accueillent des membres de l’équipe et notre communauté. Parfois, regrouper en un seul endroit les activités réalisées dans deux bureaux peut causer de grandes difficultés opérationnelles et générer des coûts et des risques si importants que cela n’en vaut pas la peine. Comme les occasions et les défis diffèrent d’un parc immobilier à l’autre, il est important de comprendre les activités sur place et leur potentiel d’adaptation au changement pour établir votre stratégie.
Immeubles accueillant des employés supplémentaires
Le dernier facteur à considérer est la façon de gérer l’arrivée d’employés supplémentaires et d’aménager les lieux en conséquence. En raison de la crise sanitaire, la majorité des organisations prévoient un changement dans le comportement des employés lorsqu’ils seront de retour au bureau. Les stratégies relatives au lieu de travail évoluent en conséquence et il faut tenir compte de ce qui suit :
- Comment votre organisation souhaite-t-elle accueillir les employés lors de leur retour au bureau?
- Voulez-vous réaménager l’espace pour offrir de nouvelles façons de travailler?
- Y a-t-il suffisamment de postes de travail aux différents étages ou devriez-vous en ajouter?
- Y a-t-il suffisamment de salles de réunion et de lieux pour socialiser?
- Respecterez-vous les normes de sécurité en augmentant le nombre d’employés? Dans le cas contraire, quels changements devrez-vous apporter?
Si vous êtes en train de créer une stratégie relative au lieu de travail, le regroupement des employés dans les mêmes locaux pourrait représenter une bonne occasion à examiner. Si votre organisation n’apporte aucun changement à sa stratégie, réfléchissez aux incidences de l’arrivée d’employés supplémentaires dans l’immeuble.
TELUS comprend que la réduction du parc immobilier n’est pas une décision qui se prend sur un coup de tête. Il y a une multitude de facteurs à examiner au moment d’apporter ce type de changement. Et certains facteurs clés ne doivent pas être négligés. L’objectif doit toujours être d’améliorer l’efficacité opérationnelle, tout en réduisant les coûts. Vous devez absolument vous assurer que la planification est centrée sur l’expérience des employés. En effet, il s’agit de l’aspect le plus important de tout changement touchant le parc immobilier.
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