Améliorer la régularisation des dépenses commerciales pour les entreprises du secteur de BCC

Points clés à retenir

• Les régularisations sont des frais pour des travaux qui ont été effectués, mais qui n’ont pas encore été facturés, pour lesquels une provision est faite à la fin d’un exercice. Deux types courants dans le secteur des biens de consommation courante (BCC) sont les régularisations en temps réel et les régularisations des dépenses.

• Les erreurs de régularisation et les inexactitudes dans leur calcul sont courantes. En évitant la fragmentation des données, la gestion budgétaire sans suivi et la comptabilité manuelle, les fabricants peuvent atténuer les risques financiers.

• En règle générale, un taux des régularisations est considéré comme bon lorsqu’il se situe entre 80 % et 95 %. Les entreprises situées dans cette fourchette utilisent généralement des logiciels perfectionnés de gestion de la promotion du commerce (GPC) qui permettent de produire des rapports dynamiques en temps réel, tandis que les entreprises en dessous de cette fourchette rencontrent des difficultés, telles que des frais de rattrapage et des problèmes de trésorerie.

• La norme ASC 606 est une norme comptable sur la façon dont les fabricants comptabilisent le chiffre d’affaires généré par leurs clients. Pour s’assurer que les revenus sont correctement comptabilisés, les équipes des finances doivent tenir compte de l’impact des dépenses commerciales en suivant ces règles.

Sommaire

La gestion de la régularisation des dépenses a une influence énorme sur le bilan et le flux de trésorerie global d’un fabricant. Par conséquent, cette gestion est essentielle pour accroître la rentabilité. Des régularisations inexactes entraînent souvent des frais de rattrapage importants, des problèmes de trésorerie difficiles à gérer et une baisse de la confiance de la direction et des investisseurs. Le logiciel de GPC résout ces problèmes en fournissant une source unique de référence aux équipes des ventes, des finances et de gestion de la croissance des revenus (GCR). Une vision précise de l’ensemble des conditions des offres promotionnelles est fournie, permettant une gestion de fonds, une gestion de régularisation et une gestion des demandes de règlement transparentes sur une seule plateforme. Cette méthode permet d’améliorer l’exactitude des régularisations et de libérer davantage de fonds pour financer les offres promotionnelles. 

Que sont les régularisations des dépenses commerciales?

Les régularisations sont des frais pour des travaux qui ont été effectués, mais qui n’ont pas encore été facturés, pour lesquels une provision est faite à la fin d’un exercice. Dans le secteur des biens de consommation, les régularisations des dépenses commerciales sont des budgets de promotion qu’un fabricant doit comptabiliser dans son bilan au cours du mois ou de la période où les ventes de produits ont lieu, pour couvrir les coûts futurs qui seront déduits et demandés par un fournisseur.

La gestion de ce budget est essentielle pour que les fabricants puissent s’assurer que les rapports financiers demeurent exacts et sains, et reflètent leur position actuelle auprès d’un client donné. Selon le processus de vérification convenu, ces écritures peuvent relever de différentes catégories.

Régularisation en temps réel : Taux par requête ou pourcentage du chiffre d’affaires gagné sur tout ce que vous vendez au cours de la période budgétaire en cours. Cette méthode crée souvent des problèmes pour les équipes des finances qui doivent faire la distinction entre le moment où une offre promotionnelle a eu lieu et celui où la déduction a été soumise. La production de rapports financiers en temps réel devient un défi et, sans contrôle minutieux, peut entraîner des erreurs de calcul coûteuses en fin d’exercice.

Régularisation de l’exercice précédent : Comptabilisation d’un montant de régularisation en fonction des résultats de l’année précédente. Bien que cette option puisse fournir des conseils généraux, elle ne tient pas compte des activités ou des produits supplémentaires qu’un fabricant a mis en place au cours de l’année. Cela peut entraîner une sous-évaluation des régularisations, si l’on omet de prendre en compte les nouvelles offres promotionnelles, ou une sur-évaluation, lorsque les dépenses commerciales sont comptabilisées, sans être déployées pour générer du chiffre d’affaires supplémentaire.  

Les deux types de budgets de régularisation : la régularisation en temps réel et la régularisation des dépenses

Il existe deux types de budgets de régularisation.

Régularisation en temps réel : Tarif fixe par requête expédiée ou pourcentage de tout ce qui est vendu dans la période budgétaire actuelle.

Régularisation des dépenses : Calculée à partir d’une mesure actualisée issue d’une application de GPC, en fonction des offres promotionnelles convenues.

Voici comment la régularisation est calculée.

Un directeur de comptes saisit une condition de prix dans l’application de GPC, comme une remise de 1 $ sur chaque requête d’achat de produit entre le 1^er janvier et le 7 janvier.

L’utilisateur final stipule que l’acheteur recevra sa remise au moment de la déduction. L’utilisateur final saisit un volume estimatif de 1 000 requêtes. L’événement commence le 1^er janvier en utilisant les prévisions d’entrée. Le passif des dépenses, ou la régularisation des dépenses, est de 1 000 $, soit 1 000 requêtes x 1 $. Une solution de GPC suit la mesure du passif des dépenses.

L’application est mise à jour avec le volume facturé réel de 1 100 requêtes, ce qui met à jour le passif des dépenses, ou la régularisation des dépenses, à 1 100 $.

D’autres dépenses réelles ont une incidence sur la régularisation des dépenses commerciales, comme les règlements partiels de la régularisation. L’acheteur déduit 500 $ des 1 100 $ qui lui sont dus pour le remboursement. Les 500 $ sont compensés par le passif des dépenses de la remise, ce qui ramène le passif à 600 $.

Donc, essentiellement, le passif des dépenses, ou la régularisation des dépenses, correspond à de véritables dépenses qui sont dues, mais qui n’ont pas été imputées au grand livre général.

C’est l’approche la plus conservatrice et la meilleure pratique.

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Estimation des régulations pour les nouvelles UGS ou les clients sans historique d’opérations commerciales

Compte tenu du volume de nouveaux produits ajoutés en rayon chaque année, les équipes des finances peuvent mettre en œuvre plusieurs méthodes pour déterminer ces types de régularisations.

Un bon point de départ consiste à trouver un produit le plus similaire en termes de catégorie, de prix, de format et d’emplacement en rayon. Les équipes peuvent également examiner l’entente contractuelle avec le fournisseur et régulariser immédiatement les frais associés à la nouvelle UGS dans leur bilan. 

Toutefois, comme pour toute nouvelle UGS, les deux méthodes demeurent une estimation. Les équipes des finances devraient privilégier le suivi et la correction de ces régularisations dans les premiers mois, plutôt que d’attendre la fin de l’année. Cette gouvernance saine permet de déployer efficacement les dépenses commerciales et d’éviter les erreurs de calcul. 

Comment éviter les erreurs de calcul en matière de régularisation des dépenses

Éviter la fragmentation des données

En intégrant l’ensemble de votre plan de marketing commercial dans une solution de GPC unifiée, vous réduisez le risque d’erreurs et garantissez aux équipes des ventes, des finances et de GCR une source unique de référence.

Éviter les budgets sans suivi

Lorsque les budgets et les indicateurs de rendement clés (IRC) ne sont pas liés directement aux données réelles, les organisations risquent d’engager des dépenses excessives et de commettre davantage d’erreurs de calcul.

Éviter la comptabilité manuelle

Il convient d’éviter d’effectuer des calculs indépendamment les uns des autres, sans système centralisé de suivi des mises à jour. Le report des écritures peut également entraîner des erreurs ultérieures. La comptabilisation des régularisations directement à partir d’un système de GPC réduit le risque d’audit et évite les modifications du bilan de fin de mois.

Quand devrait-on radier une régularisation des dépenses devenue obsolète? 

Une régularisation des dépenses devenue obsolète ne peut être radiée que lorsque l’obligation légale du fournisseur a expiré, a été annulée ou que les circonstances ont évolué en fonction de nouvelles ententes. Même dans les cas énoncés, les équipes doivent faire preuve de diligence avant de radier une régularisation des dépenses. 

Demandez un relevé de compte et réalisez un audit afin de vérifier que le solde impayé n’est pas comptabilisé de son côté. Vérifiez les conditions contractuelles, car un délai légal peut s’appliquer pour que les fournisseurs vous facturent les montants faisant l’objet de régularisations. Enfin, continuez de communiquer avec vos équipes internes, qui peuvent disposer de plus d’information sur l’état récent d’une régularisation donnée. 

Différences de régularisation entre les ventes gérées par un courtier et les ventes directes

Une vente directe est un modèle où un fabricant gère les offres promotionnelles directement avec le détaillant. Une vente gérée par un courtier est un modèle où un fabricant travaille avec un tiers pour gérer la relation avec le détaillant. Il existe quelques différences fondamentales dans le fonctionnement des régularisations selon le modèle commercial adopté :

Vitesse de transmission des données

Dans le modèle de vente directe, les fabricants ont une visibilité en temps réel. Les données sur les dépenses commerciales proviennent de votre propre système, avec des régularisations mises à jour et conservées dans votre écosystème. Alors que, lorsque les ventes sont gérées par un courtier, les données sont reportées, puisque les rapports sont utilisés par le tiers.

Coûts de régularisation

Les régularisations des ventes directes couvrent la remise promotionnelle due au détaillant seulement et sont déduites directement de votre facture. Pour les régularisations gérées par un courtier, les fabricants doivent couvrir la remise ainsi que les commissions et les frais d’administration connexes. L’ajout d’un tiers peut rendre les demandes et les déductions plus difficiles à suivre, à apparier et à clarifier.

Approbations et contrôle

Il incombe aux équipes des ventes et des finances de gérer les approbations et le contrôle dans un modèle de vente directe. Les modèles gérés par un courtier nécessitent un audit plus poussé afin de garantir que les offres promotionnelles mises en œuvre correspondent à ce qui a été convenu avec le détaillant. 

Consolidation liée à la régularisation entre plusieurs entités et dans différentes devises 

Pour les fabricants mondiaux, la consolidation liée à la régularisation entre plusieurs entités et dans différentes devises offre une vue unifiée de l’ensemble des dépenses commerciales, en regroupant les données provenant de différentes zones géographiques et dans différentes devises. 

Les offres promotionnelles commerciales sont réalisées au niveau local dans différentes unités d’affaires, succursales et marques, mais sont souvent déclarées par une société mère à l’échelle mondiale. De même, toutes les offres promotionnelles sont gérées et négociées dans des devises locales, mais souvent déclarées dans la devise de la société mère. 

Par exemple, un grand fabricant américain pourrait proposer des offres promotionnelles en Europe, Moyen-Orient et Afrique, en Amérique latine et en Asie-Pacifique, chaque région ayant ses propres processus, ententes, lois et taux de change. 

Une solide solution de GPC avec intégration de la planification des ressources de l’entreprise (PRE) réduit le risque d’erreurs liées aux taux de change et d’omission de passifs locaux, tout en garantissant la conformité aux normes comptables internationales. 

Incidence de la norme ASC 606 sur la comptabilisation des régularisations des dépenses commerciales

La norme ASC 606 est une norme comptable sur la façon dont les fabricants comptabilisent le chiffre d’affaires généré par leurs clients. Le Bureau chargé des normes de comptabilité (FASB, Financial Accounting Standards Board) aux États-Unis recommande une approche en cinq étapes pour déterminer la comptabilisation du chiffre d’affaires :

1. Définir le contrat conclu avec un client

2. Déterminer les obligations de rendement prévues au contrat

3. Déterminer le prix de transaction

4. Affecter le prix de transaction aux obligations de rendement prévues au contrat

5. Comptabiliser le chiffre d’affaires lorsque (ou à mesure que) l’entité satisfait aux obligations de rendement

La norme ASC 606 améliore la transparence des dépenses commerciales et la conformité à l’audit, renforçant ainsi la confiance des investisseurs dans leurs prises de décision.

Nous vous recommandons de consulter votre équipe des politiques comptables pour vous assurer que les mesures appropriées sont prises pour vos accords particuliers de dépenses commerciales.

Exactitude des régularisations et préparation de l’audit

L’exactitude des régularisations mesure l’écart entre les passifs liés aux dépenses commerciales et les coûts réels une fois les déductions compensées. La préparation de l’audit est le processus par lequel les équipes des finances peuvent prouver que les calculs sont légitimes et vérifiables tant pour les équipes internes (SOX) que pour les auditeurs externes. 

À quoi correspond un « bon » taux d’exactitude des régularisations?

En règle générale, un taux des régularisations est considéré comme bon lorsqu’il se situe entre 80 % et 95 %. Les entreprises situées dans cette fourchette disposent de logiciels perfectionnés avec plusieurs intégrations, ce qui permet des mises à jour dynamiques et des prévisions fiables tout au long de l’année. Ces systèmes permettent un suivi au niveau de chaque UGS. Ainsi, en fin d’année, les écarts sont généralement minimes et peuvent être corrigés rapidement. 

Les entreprises dont le taux est inférieur à 80 % connaissent des problèmes, comme l’érosion des marges, un blocage des dépenses commerciales qui ne peuvent pas être réinvesties et des rectifications importantes à la fin de l’année pour équilibrer le budget.  

Amélioration du rendement de vos promotions commerciales 

La GPC de TELUS permet aux fabricants de mettre en place des offres promotionnelles rentables et de contrôler leurs finances efficacement, grâce à la gestion de fonds, la gestion de régularisation et la gestion des demandes de règlement qui sont toutes incluses dans le produit avec une intégration transparente de la PRE.

Gestion de fonds

Maintenez un excellent contrôle sur vos dépenses commerciales et prévenez les dépenses excédentaires grâce à une analyse des dépenses à long terme, à une gestion des fonds du siège social et aux données de profits et de pertes.

Gestion de régularisation

Comprenez les répercussions des éléments de passifs ouverts et les impacts financiers de vos programmes et de vos offres promotionnelles.

Gestion des demandes de règlement

Ajoutez des niveaux plus élevés de validation des demandes de règlement et gérez votre processus de règlement au sein d’un seul système d’enregistrement vérifiable, et tirez parti de notre équipe de services pour traiter les demandes à grande échelle.