Les réclamations en double des groupements d’achats dans le secteur des services alimentaires et leur coût pour votre entreprise

Points clés à retenir

• Les réclamations en double réduisent les profits dans le secteur des services alimentaires : Les réclamations en double surviennent lorsque plusieurs réclamations sont formulées pour le même produit acheté par l’entremise d’adhésions à des groupements d’achats redondants ou lorsque des réclamations sont formulées pour des achats réalisés dans le cadre d’un contrat direct d’exploitant.

• Les réclamations en double coûtent 5 % à 10 % : Les fabricants du secteur des services alimentaires perdent 5 % à 10 % du total des réclamations des groupements d’achats en raison des demandes de remboursement en double et des paiements non validés.

• Les récupérations après le paiement aboutissent rarement : Les récupérations après le paiement fonctionnent rarement parce que le recouvrement de l’argent versé nuit aux relations avec la clientèle et repose sur des processus manuels lourds. 

• Les contrôles automatisés préalables au paiement empêchent les pertes : Les solutions de validation automatisée préalable au paiement, comme TELUS Protection contre la double réclamation, mettent fin aux trop-payés avant que l’argent ne quitte votre entreprise en validant les réclamations en double des groupements d’achats avant le versement du paiement.

Sommaire

S’associer avec des groupements d’achats offre aux fabricants des possibilités de croissance des revenus, mais souvent avec le risque de perte de profits découlant des réclamations en double. Gérer plusieurs listes de groupements d’achats nationaux et régionaux et plusieurs ententes directes d’exploitants peut entraîner d’importantes pertes financières. Les réclamations en double des groupements d’achats sont l’une des principales causes de cette perte de profit.

Se fier à des processus manuels et à des feuilles de calcul ne permet pas de déceler ces redondances en raison du manque de rapprochement des données sur les achats des exploitants, de la complexité inhérente des ententes dans le secteur des services alimentaires et du retard des données sur les réclamations. En mettant en œuvre TELUS Protection contre la double réclamation, les fabricants du secteur des services alimentaires peuvent valider chaque réclamation d’exploitant et de groupement d’achat avant le versement du paiement et protéger ainsi leurs marges commerciales.

1. Comprendre les réclamations des groupements d’achats et les contrats d’exploitants

Quelle est la différence entre les ententes de groupement d’achat et les contrats directs d’exploitants?

• Les ententes des groupements d’achats : Les ententes des groupements d’achats dans le secteur des services alimentaires sont négociées par le groupement d’achat au nom de ses membres exploitants et comportent le plus souvent deux composantes : un prix réduit ou un écart de tarification pour les membres exploitants et un rabais accordé au siège social payable au groupement d’achats. Dans ces ententes, l’écart de tarification est facilité et réclamé par le distributeur qui expédie le produit à l’exploitant et le rabais accordé au siège social est réclamé séparément par le groupement d’achats en fonction du total agrégé des reçus de l’ensemble des membres.

• Contrats directs d’exploitants : Ces contrats sont négociés directement entre un fabricant et un compte d’exploitant. Ces contrats sont mieux gérés dans le cadre d’une solution de gestion de la promotion du commerce et établissent des éléments précis comme des écarts de tarification, mais peuvent également comprendre des incitatifs à la croissance ou des rabais sur le volume. Les écarts de tarification sont gérés et réclamés par le distributeur tandis que les autres composants sont réclamés par l’exploitant.

Qu’est-ce qu’une réclamation en double dans les contrats des groupements d’achats?

Une réclamation en double survient lorsqu’un fabricant reçoit des réclamations en double ou indues du siège social d’un groupement d’achat sur une seule transaction. Ce défi courant à l’échelle de l’industrie se produit lorsqu’un exploitant est membre de plusieurs groupements d’achats ou détient un contrat direct avec un fabricant tout en appartenant à un groupement d’achats.

Ce dernier type de réclamation en double arrive lorsque l’équipe de vente non commerciale d’un fabricant gère les contrats du groupement d’achats et qu’une équipe de vente distincte gère les contrats d’exploitants indépendants, souvent sans harmonisation visible entre les comptes. Comme les données sur les réclamations sont déclarées de façon indépendante au moyen de différents canaux, la même transaction peut être déclarée deux fois. Cela oblige les fabricants à payer des réclamations non admissibles pour une seule expédition, une réclamation en double qui entraîne des pertes financières.

2. Le véritable coût des réclamations en double

Combien d’argent les fabricants du secteur des services alimentaires perdent-ils en raison des réclamations en double des groupements d’achats?

Les pertes financières découlant des réclamations des groupements d’achats s’accumulent rapidement dans les comptes d’exploitants commerciaux et non commerciaux. Les données issues de notre étude de cas client à l’aveugle montrent que les réclamations en double représentent 5 % à 10 % des dépenses totales liées aux factures des groupements d’achats. Pour les fabricants de produits alimentaires qui investissent des millions de dollars dans les remises commerciales annuelles, cela représente une perte de revenus importante.

Type de demande en double

Pourquoi les récupérations après le paiement aboutissent rarement

Il est inefficace d’essayer de vérifier les paiements des réclamations des groupements d’achats une fois que l’argent a quitté votre organisation. Compter sur les récupérations après le paiement permet rarement de réaliser des économies sur les coûts à long terme, et ce, en raison de trois principaux obstacles :

1. Coûts administratifs élevés : Les coûts de traitement dépassent souvent la valeur de la réclamation contestée, ce qui réduit l’attrait des dépenses commerciales.

2. Frictions relationnelles : Les courtiers et les directeurs des ventes sont réticents à courir après les clients pour des remboursements, car cela peut causer des préoccupations en matière de relations.

3. Données non normalisées : Les données de suivi historiques n’ont pas de nom d’entité standardisé, ce qui rend la preuve rétroactive difficile à établir.

La validation préalable au paiement est essentielle pour une protection efficace des dépenses commerciales dans le secteur des services alimentaires. Détecter les réclamations en double des groupements d’achats avant leur règlement permet de préserver les liquidités et d’éviter les processus de règlement des litiges difficiles avec les principaux clients.

3. Détecter et valider les remises redondantes

Comment puis-je savoir si un groupement d’achats présente des réclamations en double?

Sans rapprochement automatisé entre les comptes, les opérateurs apparaissent sous des noms, des adresses ou des numéros d’identification d’emplacement multiples dans des flux de données distincts.

Les principaux indicateurs des réclamations d’exploitants en double comprennent :

• Hausse soudaine du volume dans des comptes de groupements d’achats redondants.

• Adresses d’emplacement identiques liées à différents numéros d’identification d’achat.

• Rapprochement des volumes de déduction entre les comptes commerciaux directs et indirects.

4. Solutions et stratégie de technologie

Éliminer les goulots d’étranglement et les pertes de liquidités liés au traitement manuel des groupements d’achats

Les équipes des finances et du commerce dans le secteur des services alimentaires font face à des obstacles opérationnels constants. La fragmentation des données entrantes complique la validation des réclamations à temps, ce qui oblige les équipes à passer des jours à trier manuellement les feuilles de calcul au lieu de détecter les réclamations en double avant des délais de paiement stricts. Les hiérarchies parent-filiales complexes rendent difficile la vérification au niveau de l’emplacement, tandis que les litiges sur les paiements réduits sans documents justificatifs solides créent des frictions entre les représentants commerciaux et les groupes d’achat.

Comment les fabricants du secteur des services alimentaires se protègent-ils contre les réclamations en double des groupements d’achats?

Les plus grands fabricants du secteur des services alimentaires protègent leurs marges commerciales en délaissant le traitement réactif des déductions par lots et en mettant en œuvre des contrôles commerciaux automatisés préalables au paiement. TELUS Agriculture & Biens de consommation offre une protection préalable au paiement ciblée pour résoudre ces éléments problématiques en unifiant les données des clients et les contrôles automatisés des réclamations en un seul flux de travail, gardant ainsi la défense de la marge client au centre des préoccupations :

• Gestion automatisée des réclamations : Des solutions comme TELUS Protection contre la double réclamation permettent aux équipes commerciales de signaler automatiquement les réclamations en double des exploitants avant leur versement, en utilisant l’automatisation intelligente pour résoudre les exclusions plus rapidement au niveau du contrat ou du produit.

• Gestion de la promotion du commerce intégrée : Rapprocher étroitement la protection contre la double réclamation avec la gestion de la promotion du commerce (GPC) permet de simplifier les exclusions de réclamations en double en générant automatiquement des fichiers de compensation des déductions, en fournissant de la documentation pour justifier chaque paiement réduit. 

• Données des clients connectées : Aide à la vente de TELUS harmonise les hiérarchies parent-filiales complexes des clients dans des bases de données principales, offrant ainsi une visibilité complète des affiliations des exploitants entre les courtiers, les contrats directs et les groupes d’achat.