Garder ou jeter? Voici pourquoi vous avez besoin d’une stratégie de conservation des documents

  Saviez-vous que le travailleur de bureau moyen utilise environ 10 000 feuilles de papier par année? Nous sommes nombreux au service de la paie ou des ressources humaines à avoir parfois l’impression qu’une grande partie de ce papier finit par se retrouver sur nos bureaux et dans nos classeurs.

Malgré nos meilleures intentions pour nous passer de papier, un certain doute subsiste quant à la façon de nous conformer aux exigences relatives aux documents sensibles que toutes les entreprises doivent conserver. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne les documents de paie et les dossiers d’emploi.

Et pour compliquer les choses, chaque province et territoire ont des exigences différentes lorsqu’il s’agit des documents qui doivent être conservés et de la durée pendant laquelle il faut les conserver. De plus, si vous travaillez dans une industrie assujettie aux normes du travail fédérales, vous êtes tenu de conserver tous les registres de paie et dossiers d’emploi pendant au moins trois ans.

Avec plus de 200 exigences réglementaires fédérales et provinciales touchant la paie et la confidentialité, il n’est pas étonnant que nous soyons nombreux à nous y perdre concernant ce que nous devrions conserver au cas où les renseignements deviendraient éventuellement utiles et ce que nous devrions détruire afin de préserver la confidentialité.

Alors, que faire pour dompter le monstre de papier et créer des processus rationalisés, tout en nous conformant à des règlements complexes? C’est ici qu’une politique de conservation des documents peut aider.  

Comment adopter une politique de conservation des documents?

Une politique de conservation des documents stipule clairement quels documents votre entreprise conservera, où et comment ils seront conservés, et quand viendra le temps d’envisager de les détruire. Voici trois étapes qui vous permettront de mettre au point une stratégie de conservation des documents.

Étape 1 : Connaissez vos obligations.

Les employeurs sont régis par plusieurs organismes, y compris l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec, ainsi que de nombreux textes législatifs comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), les lois provinciales sur les normes d’emploi, le Code canadien du travail et des règles de santé et sécurité au travail (SST). Travaillez en étroite collaboration avec vos équipes juridiques et des RH pour comprendre pleinement ce que la loi vous oblige à conserver et pendant combien de temps.

Étape 2 : Effectuez un audit.

Passez en revue tous les documents que vous êtes tenu de conserver et consignez soigneusement l’emplacement où chacun se trouve (que ce soit matériellement, par voie électronique ou les deux), ainsi que le moment où vous devriez en prévoir la destruction.

Étape 3 : Revoyez régulièrement votre calendrier de conservation des documents.

Les règles en matière de conformité évoluent; il est donc important de revoir votre politique de conservation des documents au moins tous les 18 à 24 mois afin de vous assurer qu’elle est toujours conforme et efficace.  

Fiche-conseil pour une tenue des dossiers exemplaire

Comme environ 75 pour cent des services de paie comptent trois employés ou moins, l’application de quelques pratiques exemplaires aidera votre équipe à avoir le dessus en matière de conservation des documents, même si vous n’avez pas encore de politique officielle en place.

Soyez organisé. Utilisez des conventions de nommage uniformes et organisez les dossiers et documents par date et par nom. Détruisez tous les documents qui n’ont aucune valeur.

Faites de votre système de dossiers une priorité. Il n’est jamais trop tôt pour entreprendre la création de systèmes et de protocoles adéquats : lorsque survient un audit ou une réclamation, il peut être trop tard. Ne remettez pas cette tâche à plus tard!

Posez des questions. Vos organismes de réglementation fédéraux et provinciaux seront heureux de vous aider à comprendre vos obligations en matière de conformité. Assurez-vous de travailler avec des partenaires internes, comme un conseiller juridique, des représentants des RH et des cadres supérieurs, et de tirer parti des ressources de formation offertes par l’Association canadienne de la paie ou le chapitre de votre région.

  Suivez notre liste de vérification de la conservation des documents :

  • Avez-vous une politique officielle de conservation des documents?
  • Avez-vous défini la façon dont vous allez nommer vos documents?
  • Les anciennes versions de vos documents sont-elles archivées à l’écart de vos dossiers actifs?
  • Avez-vous pris connaissance de la loi dans chaque province ou territoire où vous avez des employés?
  • Vos documents numériques sont-ils sauvegardés avec une copie stockée hors site en toute sécurité?
  • Vos documents physiques sont-ils stockés en lieu sûr dans votre lieu d’affaires?
  • Vos documents, physiques et numériques, sont-ils stockés sur le territoire canadien?
  • Vos fichiers numériques sont-ils dans un format lisible?
  • Est-ce que vous et vos fournisseurs avez discuté de la façon dont vos documents seront stockés et gérés?
  • Est-ce que les fournisseurs qui ont accès à vos dossiers exigent de leurs employés qu’ils se conforment à un ensemble de politiques strictes concernant la sécurité des données et la confidentialité?
  • Avez-vous régulièrement des conversations avec vos équipes juridiques et des RH pour vous assurer que tout le monde est en phase?
  • Savez-vous où aller pour mettre à jour des renseignements sur la conformité?

    Découvrez comment TELUS Solutions pour les employeurs peut vous aider à rationaliser votre stratégie de conservation des dossiers. Communiquez avec nous via notre site web ou appelez-nous au 1 855 699-0573.