De nombreuses régions du Canada connaissent une recrudescence de nouvelles infections à la COVID-19. Les responsables de la santé publique mettent en garde contre une deuxième vague de la pandémie au quatrième trimestre, qui risque d’être pire que la première¹. Chez plusieurs employés, cela ne fait qu’accroître les inquiétudes concernant la fermeture des écoles et des garderies, les exigences sanitaires plus strictes et le risque pour les membres vulnérables de leur famille. Et comme si cela ne suffisait pas, la saison de la grippe est à nos portes.

La sécurité est au cœur des préoccupations

Cette situation pose un ensemble complexe de défis pour les employeurs qui doivent maintenir la productivité, la mobilisation et l’esprit de collaboration des employés. D’un côté, plus d’un tiers des employés de moyennes et grandes organisations affirment que la collaboration entre collègues est en baisse², alors que seulement 20 % d’entre eux affirment qu’ils reviendront volontairement au bureau à sa réouverture³. De l’autre, un deuxième sondage indique que même si la plupart des employés font confiance à leur employeur pour assurer leur sécurité, 59 % refuseront de revenir au bureau s’ils estiment qu’il n’est pas assez sûr⁴.

Selon un sondage récent de Talent Canada et Solutions pour les employeurs, TELUS, plus de 70 % des employés qui sont actuellement en télétravail se disent inquiets à l’idée de retourner au bureau⁵. De plus, les employés sont particulièrement préoccupés par les risques que représentent les postes de travail partagés et les espaces de collaboration. Ils le sont un peu moins concernant le risque associé aux toilettes, aux ascenseurs et au coin-café⁶.

Les employés au cœur de la planification

Pour les responsables des ressources humaines, la planification du retour au bureau représente une occasion de mobiliser les employés et leurs gestionnaires. Les employés ne souhaitent pas revenir aux méthodes de travail prépandémiques. En effet, la plupart d’entre eux affirment être à l’aise avec le travail à domicile, et environ trois sur dix espèrent en faire un arrangement permanent⁷.

Pour surmonter cette résistance, les organisations devraient élaborer leur plan de santé et de sécurité en mettant l’accent sur l’espace de travail physique. Il est possible de maintenir une distance sécuritaire entre les employés en usant de plusieurs techniques, comme déplacer des bureaux et des espaces de travail, installer des barrières physiques comme des écrans en plexiglas, décaler la disposition des sièges dans les salles et gérer soigneusement le nombre de personnes sur place à tout moment.

Il faut intégrer les gestionnaires au processus de planification dès le début. Ils sont bien placés pour évaluer la meilleure façon de répondre aux inquiétudes de sécurité tout en soutenant la collaboration et la productivité si indispensables, tant au sein des équipes qu’entre les équipes. Cela peut représenter un défi, alors qu’environ le cinquième des gestionnaires se sentent mal préparés à de nouvelles façons de travailler⁸.

En même temps, les organisations doivent trouver un équilibre entre le besoin de contacts sociaux et de collaboration, d’une part, et la possibilité que certains employés se sentent de plus en plus isolés, parce qu’ils travaillent à la maison ou qu’ils sont le seul membre de leur équipe au bureau, d’autre part. Cela peut être particulièrement vrai pour les employés plus jeunes, plus susceptibles de déclarer des niveaux de stress plus élevés que leurs collègues plus âgés⁹.

La transparence et le contrôle sont essentiels

Les responsables des ressources humaines peuvent aider les employés à bien comprendre leur propre rôle en matière de sécurité, en mettant l’accent sur ce qu’ils contrôlent − comme suivre les consignes de santé publique, connaître les nouvelles politiques et les attentes au travail et faire preuve de bon sens pour évaluer le risque.

En expliquant clairement ce que fait votre organisation pour assurer la sécurité au bureau, notamment l’équipement de protection individuelle, le nettoyage plus approfondi, l’aménagement des bureaux et la surveillance des présences, vous pouvez atténuer leurs inquiétudes à l’idée de revenir au bureau. Il faut aussi reconnaître que les employés ont des préoccupations qui échappent au contrôle de l’organisation, comme l’utilisation du transport en commun ou le fait de se retrouver dans un lieu public.

Certaines technologies, comme l’outil Réservation d'espace de TELUS, permettent de leur offrir plus d’information et de contrôle. Par exemple, en ouvrant une session à partir de leur téléphone ou de leur ordinateur, les employés peuvent voir la disposition du bureau en 3D et ensuite réserver un espace de travail pour une journée et une heure en particulier, sachant que cet espace sera nettoyé et prêt à leur arrivée. Certains outils permettent également aux employés de voir quelles sont les salles de toilettes inutilisées, compte tenu des restrictions d’occupation.

Les gestionnaires et les planificateurs peuvent également utiliser ces outils pour automatiser les questionnaires d’autoévaluation quotidienne de l’état de santé, ainsi que surveiller et gérer le nombre d’employés au même moment dans un lieu donné. Les données sur les présences sont également importantes, car elles pourraient être nécessaires pour le suivi des contacts.

Il ne fait aucun doute que les prochains mois apporteront de nouveaux défis aux employeurs et aux employés. En gardant l’esprit ouvert sur le retour au bureau et en faisant participer les employés et les gestionnaires à la planification, vous trouverez de nouvelles occasions de favoriser le mieux-être mental, la santé et la sécurité, la collaboration et la productivité en ce moment de grande incertitude.

Pour savoir comment l’outil Réservation d'espace de TELUS peut vous aider à offrir un retour au bureau en toute sécurité, composez le 1-855-699-0573.  
 
 
 

¹ CBC News, 3 octobre 2020. Why a 2nd wave of COVID-19 is more dangerous than it looks (pourquoi une deuxième vague de COVID-19 est plus dangereuse qu’il n’y paraît).
² Institute for Public Relations / Leger, 2020. Report: How engaged are employees during COVID-19? (Rapport : la mobilisation des employés durant la pandémie de la COVID-19)
³ LinkedIn, 2020. Return to the workplace? Canadians aren’t convinced. (Le retour au bureau? Les Canadiens ne sont pas convaincus.)
⁴ KPMG, 2020. Most Canadians are afraid to return to their workplace, yet trust employers to keep them safe (La plupart des Canadiens ont peur de retourner au bureau, mais font confiance à leur employeur pour assurer leur sécurité).
⁵ Talent Canada, 2020. Return to work (retour au bureau).
⁶ Talent Canada, 2020. Return to work (retour au bureau).
⁷ Talent Canada, 2020. Return to work (retour au bureau).
⁸ VitalSmarts, 2020. How to Manage Newly Remote Teams (Comment gérer les équipes nouvellement en télétravail).
⁹ TELUS, 2020. Les jeunes employés et le stress en milieu de travail : un appel à l’action.