Personnalisation de vos paramètres pour les Fêtes
Créez des messages d'accueil, des horaires, des boîtes de messagerie, des annonces et des règles de réponse personnalisées.
Les activités de la plupart des entreprises changent pendant la période des Fêtes (heures d’ouverture, messages d’accueil, etc.). Le Gestionnaire des services vocaux vous permet de créer des règles et des paramètres sur mesure sans modifier ceux des activités courantes.
Voici les changements les plus courants apportés par les utilisateurs pour la période des Fêtes. Ils peuvent être combinés ou utilisés séparément selon la configuration de votre système téléphonique.
En tant qu’administrateur, vous pouvez créer une boîte de messagerie vocale spécifique pour les jours fériés. De cette façon, vous pouvez faire entendre un message d’accueil différent au client sans avoir à changer votre message d’accueil habituel.
Allez à Système téléphonique > Groupes > Poste de messagerie seulement
Sélectionnez Nouveau poste de messagerie seulement
Nommez la boîte vocale (par exemple, « Boîte vocale des Fêtes »)
Choisissez un numéro de poste
Remarque : le numéro de poste par défaut est « 1 », s’il n’est pas déjà utilisé
Ajoutez l’adresse de courriel à laquelle vous voulez recevoir les avis de message vocal
Remarque : Vous pouvez aussi ajouter une adresse de courriel pour la réception des avis dans l’onglet Paramètres
Sélectionnez Enregistrer
Sélectionnez ensuite le poste de messagerie vocale et sélectionnez Messages et avis. Dans la liste déroulante, sélectionnez les boîtes vocales auxquelles vous souhaitez ajouter les messages
Pour enregistrer un message personnalisé, sélectionnez Modifier sous l’en-tête Message d’accueil
Sélectionnez un message d’accueil déjà enregistré, créez-en un en utilisant le microphone de votre ordinateur, ou demandez au système de vous appeler pour en enregistrer un nouveau
Remarque : N’oubliez pas de créer des règles personnalisées afin que la personne qui appelle soit dirigée vers votre boîte vocale personnalisée, comme expliqué dans une section suivante.
En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer un message d’accueil des Fêtes sans possibilité de laisser un message.
Allez à Système téléphonique > Groupes > Poste d’annonce seulement
Sélectionnez Nouveau poste d’annonce seulement.
Nommez le poste d’annonce seulement (par exemple, « Annonce des Fêtes »)
Choisissez un numéro de poste
Remarque : le numéro de poste par défaut est « 1 », s’il n’est pas déjà utilisé
Ajoutez l’adresse de courriel à laquelle vous voulez recevoir les avis de message vocal.
Sélectionnez Enregistrer
Sélectionnez ensuite le poste, puis Annonce
Sélectionnez une annonce externe déjà enregistrée, créez-en une en utilisant le microphone de votre ordinateur, ou demandez au système de vous appeler pour en enregistrer une nouvelle
Remarque : N’oubliez pas de créer des règles personnalisées afin que la personne qui appelle soit dirigée vers votre boîte vocale personnalisée, comme expliqué dans une section suivante.
En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer votre système téléphonique en fonction d’heures d’ouverture personnalisées, comme une réduction des heures ou la fermeture pour une journée complète. Ainsi, les heures d’ouverture normales peuvent reprendre après les Fêtes sans que vous ayez besoin de configurer les paramètres de nouveau.
Remarque : La règle personnalisée concernant les heures doit être créée au même niveau que l’attribution du numéro de téléphone.
Pour commencer, déterminez si le numéro de téléphone recevant des appels est attribué au niveau Auto-réception ou à un poste (niveau Utilisateur ou File d’attente) :
Pour Auto-réception : Allez à Système téléphonique > Auto-réception > Paramètres généraux > Paramètres RVI
Pour Utilisateur ou File d’attente : Allez à Système téléphonique > Utilisateurs > cliquez sur le poste de l’utilisateur > Renvoi d’appel et messagerie vocale > onglet Règles personnalisées
Sous l’en-tête Règles personnalisées, sélectionnez Ajouter une règle
Sous 1. Nommer la règle, nommez la règle de manière à ce qu’elle soit facilement identifiable (par exemple, « Heures de Noël »)
Sous 2. Définir les conditions, sélectionnez les conditions pour lesquelles la règle sera activée :
S’il s’agit d’un jour en particulier (comme Noël), vous pouvez sélectionner Date et/ou heure et une plage de dates précise (comme du 24 au 26 décembre)
Vous pouvez aussi tout simplement sélectionner le numéro appelé et choisir d’activer ou de désactiver la règle manuellement au besoin
Sous 3. Définir le traitement des appels, sélectionnez le poste auquel doivent être acheminés les appels durant ces heures. Si vous avez un menu Après les heures ouvrables ou un poste de messagerie vocale auquel vous voulez que soient acheminés les appels
Vous pouvez aussi choisir un poste d’utilisateur où doivent être traités les appels. Si vous choisissez cette option, la prochaine section vous indiquera comment personnaliser les règles de réponse de l’utilisateur
Si la règle est associée à un poste d’utilisateur, vous pourrez également sélectionner un processus de traitement des appels personnalisé qui n’influe en rien sur le traitement normal des appels
Vous pouvez aussi simplement acheminer les appels vers un numéro externe, comme un service de réponse téléphonique
Sélectionnez Enregistrer
Une fois la règle enregistrée, vous pouvez l’activer ou la désactiver en sélectionnant le bouton vert
En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des règles de réponse personnalisées pour le poste d’un utilisateur ou une file d’attente si les appels doivent être traités différemment pendant les Fêtes. Avant de configurer les règles de réponse personnalisées, assurez-vous de créer une règle personnalisée (voir la section « Créer des règles personnalisées pour la période des Fêtes »)
Accédez au poste qui recevra les appels
Accédez à Règles personnalisées :
Pour un poste d’utilisateur : sélectionnez le menu déroulant Renvoi d’appel et messages
Pour une file d’attente : sélectionnez le menu Traitement des appels et membres
Sélectionnez Règles personnalisées
Sélectionnez Ajouter une règle
Sous 1. Nommer la règle, nommez la règle de manière à ce qu’elle soit facilement identifiable (par exemple, « Heures de Noël »)
Sous 2. Définir les conditions, sélectionnez les conditions auxquelles la règle doit s’appliquer. Vous pouvez sélectionner le numéro composé, un horaire ou une plage de dates
Sous 3. Définir le traitement des appels, indiquez comment les appels doivent être traités lorsque cette règle est activée parmi les options suivantes :
Acheminement des appels à la boîte vocale de l’utilisateur
Utilisation d’un message d’absence suivi d’une déconnexion
Modifier légèrement le traitement normal des appels en choisissant l’option Appeler mes appareils, puis en sélectionnant les appareils qui recevront les appels ainsi que les caractéristiques de la sonnerie
Choisir un poste différent, comme une boîte de messagerie vocale personnalisée pour la période des Fêtes
Choisir l’option Renvoyer l’appel à un numéro externe si vous disposez d’un autre service de réponse téléphonique, par exemple
Sélectionnez Enregistrer
Une fois la règle enregistrée, elle s’affichera dans l’onglet Règles personnalisées. Vous pouvez l’activer ou la désactiver en sélectionnant le bouton vert