À l’approche de la saison des fêtes, plusieurs services de l’entreprise ralentissent et profitent d’une courte accalmie avant la nouvelle année, mais ce n’est pas le cas pour les services des ressources humaines et de la paie. La fin d’année déclenche une série de tâches importantes pour les équipes des RH et de la paie. Voici une liste de contrôle qui vous aidera à planifier votre fin d’année de manière à traverser cette période avec confiance.

Mise au point d’un plan d’action

• Communiquer les politiques ou restrictions concernant les vacances de sorte que les employés et les gestionnaires puissent planifier à l’avance.
• Rappeler aux employés de vérifier et d’utiliser leurs crédits de congé restants.
• Encourager les employés à vérifier et à mettre à jour les renseignements tels que leur adresse et les changements dans leur vie qui ont une incidence sur les retenues salariales et les avantages sociaux.
• Examiner les modifications réglementaires portant sur les RH ou la paie qui entrent en vigueur au cours de la nouvelle année, déterminer l’incidence de celles-ci ainsi que les révisions à apporter à vos politiques relatives au personnel ou à vos conventions collectives.
• Vous préparer aux audits externes réglementaires en vous assurant que vos politiques et pratiques en matière de conservation des documents sont respectées.
• Effectuer un audit interne de fin d’année des documents.
• Vous préparer aux entretiens sur le rendement et établir les objectifs pour votre équipe et pour l’année à venir.

Liste des tâches du service de la paie

• Passer en revue les modifications fiscales et législatives fédérales et provinciales à venir qui ont une incidence sur la paie et élaborer un plan de gestion du changement comprenant la communication des modifications qui toucheront le personnel.
• Télécharger les ressources de fin d’année actuellement offertes sur le site de l’Association canadienne de la paie (ACP).
• Mettre en équilibre et rapprocher tous les comptes relatifs aux remises réglementaires pour vous préparer en vue des déclarations de fin d’année.
• Passer en revue les rapports sur les soldes de congés annuels accumulés et les communiquer aux employés, aux gestionnaires et aux équipes des RH.
• Communiquer aux employés où et quand leur feuillet T4 et le formulaire TD1 de la nouvelle année seront disponibles.

Préparation pour le recrutement

• Confirmer votre budget de recrutement et de formation pour la prochaine année.
• Générer les rapports de gestion du capital humain (GCH) dont vous avez besoin pour votre stratégie globale en matière de main-d’œuvre.
• Passer en revue les fins d’emploi et les départs à la retraite prochains et faire un dénombrement des nouveaux effectifs pour élaborer vos plans d’embauche.
• Examiner les tendances de l’année précédente en matière de réduction naturelle des effectifs, notamment les taux de rétention et de rotation du personnel et en déterminer les raisons.
• Examiner votre marque employeur – vous démarquez-vous par rapport aux autres employeurs?
• Examiner et mettre à jour votre site Web sur les perspectives de carrière.
• Analyser votre système de gestion du recrutement – est-il convivial et efficace tant pour les candidats que pour votre équipe de recrutement?
• Faire le ménage dans les vieilles offres affichées sur les sites d’emplois internes et externes.
• Travailler avec vos gestionnaires-recruteurs pour mettre à jour les descriptions de poste et les profils d’emploi pour l’année à venir et faire en sorte qu’ils se démarquent par rapport à ceux de vos concurrents.

Tâches relatives aux avantages sociaux

• Passer en revue votre tarification selon les résultats techniques liés à l’expérience des employés et vos ratios sinistres-primes cibles avec votre courtier ou votre fournisseur.
• Rédiger des questions portant sur la satisfaction relative au régime d’avantages sociaux pour votre sondage auprès des employés.
• Vous informer auprès de votre ou vos fournisseurs de régimes ou de votre courtier concernant les tendances actuelles dans votre industrie.
• Communiquer les périodes d’inscription ou de renouvellement aux employés, surtout lorsque les primes sont touchées.
• Si vous offrez aux employés un choix d’avantages sociaux tels que des comptes de dépenses santé flexibles ou comptes de gestion santé, vous assurer de communiquer le plus tôt possible les instructions concernant l’affectation des dépenses.
• Rappeler aux employés d’utiliser leurs crédits restants qui expirent à la fin de l’année et de soumettre tous leurs reçus avant la date d’échéance indiquée au contrat du régime.
• Évaluer vos processus d’avantages sociaux : les employés sont-ils satisfaits des outils d’administration et d’inscription que vous offrez? Pourriez-vous offrir à vos employés une solution plus personnalisée au moyen d’un régime d’avantages sociaux flexible?
• Générer des rapports de coûts des avantages sociaux pour analyser votre programme et pour planifier les changements à apporter au cours de la prochaine année.
• Si vous offrez un REER à vos employés, leur rappeler de faire leur cotisation finale bien avant la date limite de la fin février.
• Passer un peu de temps à examiner les dernières tendances du marché, comme les soins de santé virtuels ou les nouvelles initiatives en matière de mieux-être au travail.

User de stratégie

• Passer en revue les directives en matière de rémunération et les tendances de l’industrie et du marché pour vous préparer aux entretiens annuels sur les augmentations au mérite.
• Mettre au point tôt le calendrier des fêtes annuelles de l’entreprise, y noter les jours fériés, les fermetures prévues et les échéances de conformité pour l’année.
• Examiner et mettre à jour toutes les politiques de RH et communiquer vos processus concernant les fermetures pour raisons météorologiques, car après tout, nous sommes au Canada!
• Communiquer les principales dates limites pour toutes les politiques ou formations obligatoires, par exemple sur un milieu de travail respectueux, l’éthique et l’intégrité, etc.
• Examiner la fonction des RH – un modèle de services partagés pourrait-il aider votre équipe à faire preuve de plus d’esprit stratégique?
• Recueillir les données sur le personnel à conserver aux fins d’audit et de réponse aux demandes internes, y compris les rapports de données sur les employés, les rapports de fin d’année et les rapports sur les effectifs.
• Faire un audit des données sur vos employés et les nettoyer au besoin. Si cela représente beaucoup de travail, examiner comment vous pourriez automatiser cette tâche à l’avenir.
• Organiser un dîner au restaurant avec les membres de votre équipe ou leur apporter des gâteries des fêtes pour leur démontrer votre reconnaissance pour leur travail acharné.
• Vous préparer une bonne tasse de thé et vous installer bien confortablement – vous le méritez!

 
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