Préparez votre environnement au travail hybride

Le retour au bureau et la demande grandissante d’un modèle de travail hybride vous ont peut-être pris de court et vous voilà prêts à tout préparer à la vitesse grand V.

Les employés se préparent à retourner au bureau et il est primordial de veiller à leur sécurité, à leur mieux-être et à leur productivité. Mais si, comme toute personne qui traverse ce processus, vous ne savez pas par où commencer, consultez ce guide que nous avons élaboré à votre intention.

Dans ce billet, vous découvrirez :

1. Ce qu’est le travail hybride.

2. Comment préparer vos locaux au retour des employés.

3. Les protocoles pour faciliter le retour au bureau.

4. Le matériel pour faciliter le retour au bureau.

5. Les outils pour faciliter le retour au bureau.

Qu’est-ce que le travail hybride?

Le travail hybride, un terme apparu durant la pandémie, désigne les entreprises qui adoptent une formule combinant télétravail et travail sur place.

Par exemple, le lundi peut être une journée réservée aux réunions d’équipe, aux réunions générales et aux rencontres avec les clients. Le tout se déroule dans les locaux de votre entreprise et vos équipes passent d’une salle de réunion à l’autre. Le mardi est la journée pour se concentrer, ne pas être dérangé et désactiver les notifications. Vous travaillez alors dans le confort de votre bureau à la maison et, de temps en temps, au café du coin.

Le concept est tout simple, mais la mise en œuvre d’un environnement de travail hybride optimisé peut être passablement laborieuse.

Pourquoi adopter un modèle de travail hybride?

Durant la pandémie, 55 % des entreprises ont adopté le travail à distance (en anglais), mais la plupart d’entre elles ont conservé leurs locaux.

Bien que le télétravail ait connu un grand succès, nombre de travailleurs ne veulent pas, ou ne peuvent pas travailler à distance.

De plus, concernant le télétravail, le rapport de Microsoft sur les tendances professionnelles (en anglais) révèle que 41 % des employés envisagent de quitter leur employeur actuel cette année (car ils n’ont pas la possibilité de travailler à distance) et 46 % se disent susceptibles de déménager parce qu’ils peuvent désormais travailler à distance.

En revanche, 65 % des travailleurs aimeraient passer plus de temps en personne avec leurs équipes. Ces statistiques sont autant de raisons de repenser nos manières de travailler, que ce soit dans des bureaux ou des espaces partagés, et d’investir pour bien préparer vos bureaux pour les utilisateurs, qu’ils travaillent sur place ou non. Et surtout, de faire en sorte que ces deux groupes puissent collaborer.

L’avenir du travail sera hybride. Les entreprises comme les individus ont tiré de nombreuses leçons du travail à distance dans les dernières années. Le rapport de Microsoft sur les tendances professionnelles montre à quel point nos semaines de travail ont changé et pourquoi nous devons revoir la configuration de nos bureaux.

En fait, 66 % des décideurs en entreprise considèrent déjà de transformer leurs espaces de travail afin de les adapter au modèle de travail hybride.

Les entreprises qui sont à l’heure actuelle en plein processus de transition seront les plus avantagées. Elles seront les premières à profiter de nombreux avantages, par exemple :

• Une meilleure rétention des talents

• Une plus grande motivation des employés

• Une productivité accrue

• Des coûts opérationnels réduits

• Un meilleur accès aux services de santé et de mieux-être

Comment préparer vos locaux au retour des employés

Pour préparer vos bureaux, vos salles de réunions et vos aires communes, vous devez aménager des bureaux aussi flexibles que votre personnel.

Si vous voulez que vos équipes se sentent à l’aise de travailler n’importe où, elles doivent être en mesure de le faire.

Avant de commencer à déplacer les meubles et à investir dans des aménagements sanitaires, il est important de comprendre pourquoi le retour au bureau est nécessaire. En vous mettant à la place de vos employés, vous saurez planifier en tenant compte de leurs intérêts.

Un plan adapté au travail hybride est celui qui a le plus de chances de réussir.

Pourquoi est-il important de revenir au bureau?

Toutes vos équipes n’aiment pas travailler à domicile. Toutes vos équipes n’étaient pas prêtes à travailler à domicile. Toutes vos équipes ne sont pas aussi productives lorsqu’elles travaillent à domicile.

Ces trois éléments sont interreliés. Le lien le plus important est que toutes ces personnes sont prêtes à revenir au bureau. Lorsque vous planifiez le retour au bureau, gardez ces éléments à l’esprit :

• Les employés doivent se sentir en sécurité sans avoir à modifier leur routine.

• Les outils adoptés lors du passage au travail à distance doivent être maintenus.

• Les attentes et les changements doivent être communiqués par la direction.

• Il faut indiquer clairement quand les espaces sont disponibles et quand ils ont été nettoyés.

• Les équipes doivent collaborer avec les parties prenantes à l’intérieur et à l’extérieur des bureaux.

• Il ne doit pas y avoir de dégradation du service (en dehors des périodes prévues).

En tenant compte de ces éléments, il est essentiel d’optimiser vos bureaux pour offrir une expérience non seulement conforme aux attentes, mais supérieure.

Il y a trois aspects importants à prendre en compte lors de la préparation des locaux pour faciliter le retour au bureau des employés :

1. Le protocole

2. Le matériel

3. Les outils

1. Le protocole pour faciliter le retour au bureau

Selon Hiba Amin, responsable marketing à Hypercontext, il est important de considérer des éléments clés au moment de convenir d’un protocole.

« Instaurez une culture de réunion à distance. Comme de nombreuses équipes optent pour le modèle hybride, il est important que les organisations encouragent une culture qui inclut les travailleurs à distance et qui leur permet de participer au même titre que les autres aux points de communication importants comme les réunions d’entreprise, les réunions d’équipe et les appels externes. »

Les TI et les gestionnaires des installations pour qui ce modèle est nouveau devront apprendre comment le mettre en œuvre. Après tout, cela fait une décennie que nous nous employons à optimiser nos locaux afin d’offrir le meilleur environnement de travail qui soit.

Les utilisateurs tout comme l’administration devront apprendre les meilleures pratiques du modèle de travail hybride. Ce qui veut dire qu’il est important de mettre en place un protocole et de le communiquer à toute personne de votre entreprise.

Quand vous créez du contenu pour votre propre équipe, pensez à ce que vous pourriez reprendre pour en faire un guide d’utilisation :

• Guides pour la réservation de salles.

• Comment préparer ou quitter une salle de réunion.

• Comment préparer ou quitter un espace partagé.

• Directives concernant les déplacements entre les salles et les bureaux.

• Comment signaler qu’une pièce a besoin d’être désinfectée?

• Comment signaler une défaillance de l’équipement.

Il est impératif que les équipes de direction adhèrent au protocole mis en place. Si les nouvelles directives sont transmises par les personnes responsables de la croissance de votre entreprise, elles ont plus de chances d’être entendues.

TELUS a développé le programme Styles de travail, qui offre aux membres de l’équipe les outils, les ressources et le soutien dont ils ont besoin pour travailler au moment et à l’endroit où leur efficacité est optimale.

En tant que tel, ce programme est très efficace. Si la direction est au rendez-vous, vous profitez en outre d’une amélioration du style de leadership pour motiver les troupes dans un cadre de travail flexible.

Après avoir créé le matériel d’apprentissage pour les utilisateurs, les administrateurs et la direction, vous pouvez commencer à réfléchir à l’équipement dont vous avez besoin pour soutenir le retour au bureau.

2. Le matériel pour faciliter le retour au bureau

David Maldow, fondateur et directeur général de Let’s Do Video, considère que le matériel et l’équipement à prévoir pour le retour des employés devraient comprendre :

« Une large bande passante et un Wi-Fi performant dans tout le bureau. Les employés feront un retour partiel. Chaque fois que nous serons au bureau, nous devrons être en mesure de communiquer avec les membres de notre équipe en télétravail et de nous connecter à tous nos outils infonuagiques. Chaque parcelle du bureau doit être prête à accueillir des conversations ponctuelles et hybrides, compatibles avec le nuage et accessibles à distance. »

Wi-Fi et LAN

La norme est d’offrir un réseau Wi-Fi et LAN permettant de se connecter de n’importe où dans le bâtiment. Ainsi, les postes de travail, les salles de réunion et même les couloirs offrent un accès au réseau. La dernière chose dont un utilisateur a besoin est de prendre un appel important, de quitter une salle de réunion pour des raisons de confidentialité et de perdre la connexion parce qu’il se déplace.

Réseau étendu défini par logiciel (SD-WAN)

L’étape suivante, si l’on souhaite aller plus loin, est de tirer parti du SD-WAN. « SD » signifie « software-defined » (défini par logiciel), ce qui veut dire que vous pouvez définir des normes et des seuils pour que le logiciel réagisse au niveau d’activité sur votre réseau étendu et à sa qualité.

Par exemple, si un nombre exceptionnel de personnes se trouvent dans un bureau, elles utiliseront probablement plus de bande passante qu’en temps normal. Avec la multiplication des appels vidéo, des téléchargements et des partages de fichiers, un réseau WAN traditionnel risque de se retrouver engorgé et de nuire à l’expérience des utilisateurs.

Attendre le téléchargement d’un fichier n’est pas forcément dramatique, mais la mise en mémoire tampon des appels et le décalage du partage d’écran rendent le travail à domicile plus productif.

Avec le SD-WAN, vous pouvez surveiller et contrôler l’ensemble de votre réseau. En cas d’augmentation du trafic, vous pouvez détecter sa provenance et adapter votre bande passante à la demande de vos utilisateurs.

Pour qu’un espace de travail soit réellement flexible, faites en sorte que le SD-WAN figure bien haut sur votre liste de priorités.

Préparation des salles de conférence

Les espaces de travail flexibles de ce type font peut-être déjà partie de l’aménagement de vos bureaux. Dans ce cas, le défi consiste à transformer les salles de conférence traditionnelles en salles de collaboration virtuelle.

Mettez-vous à la place de l’utilisateur. À la maison, ils peuvent se joindre à une réunion en un clic. Partager leur écran demande plus d’un clic.

Si vos espaces partagés ont été optimisés pour les réunions sur place, veillez à ce que les participants à distance puissent se joindre à une réunion aussi facilement que les personnes présentes dans la salle.

Pour les personnes présentes, prévoyez des réunions sans contact afin de réduire le nombre d’appareils sur lesquels les participants peuvent laisser des traces.

Vous devrez peut-être envisager un système de réservation de salles comme l’outil de Réservation d’espace de TELUS. Il s’agit d’un système en ligne qui gère les réservations de salles et de poste de travail et veille à maintenir la distanciation physique.

Vous pouvez optimiser l’espace dans vos locaux grâce à ses fonctions conviviales de réservation et d’enregistrement. Les administrateurs peuvent savoir qui a effectué une réservation, l’heure de la réservation et, lorsque la personne est à proximité, suggérer une salle de réunion. De votre côté, vous déterminez le chemin le plus sûr vers votre réunion ou votre espace de travail.

Ensuite, les administrateurs peuvent examiner les analyses pour un rapport détaillé. Utilisez-les pour planifier les capacités et optimiser l’espace.

3. Les outils pour faciliter le retour au bureau

Tim Banting, responsable des pratiques liées aux espaces de travail numérique chez Omdia, affirme que l’outil le plus important à prendre en compte lorsque vous préparez votre bureau au retour des employés est le client de communications unifiées et de collaboration sur votre ordinateur portable.

« Même si le retour au bureau s’opère prudemment (pour certains), il est fort probable que la distance entre le bureau et les postes de travail soit plus importante, que les zones communes soient plus fréquemment nettoyées et désinfectées et que les postes de travail cessent d’être partagés. Nous verrons peut-être plus de postes de travail réservés et alloués à une seule personne pour réduire la propagation éventuelle du coronavirus.

« Il y a de nombreux éléments à penser avant de ramener les gens dans les bureaux; les gestionnaires des installations ont du pain sur la planche. Il y aura des difficultés de rodage et les employés devront faire preuve de souplesse. Il peut s’agir d’utiliser des zones et des espaces temporaires pendant la journée, de changer de lieu à très court préavis, voire de rentrer chez soi parce que le taux d’occupation du bureau devient trop élevé.
Par conséquent, les solutions sur lesquelles nous nous sommes appuyées à la maison (ordinateur portable, client logiciel, casque, appareil mobile) sont susceptibles de l’emporter sur les téléphones de bureau et les postes de travail fixes. Le client de communications unifiées et de collaboration sur votre ordinateur portable est donc l’outil le plus important pour le travail hybride. »

Pour choisir le client de communications unifiées, il convient de tenir compte de l’environnement existant. Par exemple, les entreprises qui utilisent les serveurs et les outils Microsoft pourront se féliciter d’avoir choisi Microsoft 365 et son client de collaboration Microsoft Teams.

De même, les entreprises qui utilisent les serveurs et les outils Google peuvent se tourner vers Google Workspace et ses outils de collaboration associés. Si vous préférez un environnement à plateformes mixtes (pour la redondance ou pour être moins dépendant d’une seule plateforme), vous pouvez également envisager l’interopérabilité.

Une fonction qui pourrait être incontournable si vous disposez déjà d’outils Microsoft dans vos salles de réunion, mais que les utilisateurs ont adopté Google Hangouts lorsqu’ils ont dû travailler de chez eux du jour au lendemain.

Dans le cas des applications qui ne sont pas encore dans le nuage, il se peut qu’une migration représente un chantier de trop à gérer dans l’immédiat. Vérifiez les besoins de vos équipes en ce qui a trait à la connexion depuis la maison aux systèmes sur place. Il existe une grande variété de solutions de réseau privé virtuel sur le marché. Vous pouvez les adapter à vos activités grâce à des commandes, des accès et des filtres spécifiques à certains programmes.

Parmi tous ces éléments, celui qui est le plus important et qui est pourtant souvent oublié est l’analytique qui permet de vérifier que vos changements fonctionnent.

De nombreuses organisations optent pour des services infonuagiques gérés pour répondre à leurs besoins croissants et composer avec la complexité qui en découle. Ces services représentent un moyen peu coûteux de profiter d’une expertise indispensable sans épuiser les ressources de TI.

La solution gérée infonuagique Analyse commerciale de TELUS peut répondre à tous vos besoins d’analyse. Elle vous permet de gérer votre réseau Wi-Fi, les données sur les visiteurs ainsi que la présence et les données de localisation.

La solution Analyse commerciale de TELUS permet de faire ce qui suit :

• Collecter et consulter des données sur les visiteurs

• Analyser le comportement des visiteurs

• Automatiser des campagnes de marketing

• La solution peut être intégrée à des systèmes comme Salesforce et TrustPilot

Conclusion

Le travail d’équipe est indispensable pour préparer vos locaux au retour des employés. Comprendre les besoins des personnes qui utiliseront le nouveau modèle de travail, informer les dirigeants et donner les moyens aux TI de concrétiser les changements n’est pas une mince affaire.

Pour obtenir de l’aide pour planifier votre transition vers le modèle de travail hybride, communiquez avec un expert en travail hybride de TELUS.