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Collaborez sans compromis: communiquez en toute sécurité

Apr 16, 2020

En cette période tumultueuse où les entreprises doivent poursuivre leurs activités sans nuire à la sécurité et à la productivité de leurs employés, les besoins en outils de télétravail bondissent. Les applications qui facilitent la connectivité abondent, mais une question demeure : Zoom, Slack, Webex, GoToMeeting, G Suite et Office 365, pour ne nommer que celles-là, offrent-elles une expérience sécurisée? La sécurité est un des premiers critères à évaluer au moment de choisir de nouveaux outils de collaboration pour votre équipe. 

Pour vous aider à évaluer facilement les outils de collaboration (ce que vous devez sans doute faire à la volée, faute de temps), voici les principaux éléments à prendre en considération :

Définir les besoins

Évaluez les besoins de votre entreprise, en tenant compte de facteurs comme le volume d’utilisateurs, le nombre moyen de participants aux réunions et le type de données que vous êtes à l’aise de divulguer sur une plateforme externe.

Solution intégrée ou autonome?

Une fois vos besoins bien définis, utilisez ces renseignements pour établir si une solution intégrée (comme Office 365 ou G Suite) ou une application autonome (comme Slack ou Skype) est la meilleure option pour vos employés.

Exigences en matière de conformité et de réglementation

Avant de circonscrire les options, passez en revue les exigences en matière de conformité et de réglementation qui s’appliquent à votre entreprise, en vous assurant que les applications que vous envisagez d’utiliser les respectent. Où les données seront-elles hébergées (lieu géographique)? Les données seront-elles transmises hors des frontières du pays? L’application respecte-t-elle les exigences en matière de vie privée de votre entreprise et des clients? Ce ne sont là que quelques exemples de questions à poser.

La sécurité avant tout

Assurez-vous d’étudier les différents aspects de la sécurité, dans l’application comme dans votre environnement de travail :

  • Comment l’application assure-t-elle la confidentialité et la protection de vos données, de vos métadonnées et des renseignements sur vos employés?

  • L’application est-elle chiffrée et la méthode utilisée respecte-t-elle vos exigences?

  • Dans l’application, quels sont les paramètres de sécurité par défaut? Peuvent-ils être resserrés ou assouplis pour améliorer la sécurité? Par exemple, l’application doit-elle avoir accès à vos contacts pour fonctionner?

  • Des contrôles internes supplémentaires peuvent-ils être utilisés à l’échelle de votre réseau comme mesure de sécurité additionnelle pour garantir que tous les employés utilisent l’application en toute sécurité? Vous pourriez, par exemple, verrouiller les fonctions offertes aux utilisateurs et limiter la capacité d’un utilisateur à modifier les paramètres de protection de la vie privée et de sécurité.

  • Est-il facile d’ajouter, de retirer et de bloquer des participants, en particulier ceux qui ne font pas partie de votre organisation?

Informer les employés

Fournissez des directives détaillées à vos employés sur la façon d’utiliser les outils de collaboration en toute sécurité. Définissez et communiquez clairement ce qui suit avec votre équipe :

  • Les types de données qui peuvent ou ne peuvent pas être communiqués dans l’application

  • Les renseignements sur les fonctions importantes qui aident à contrôler l’accès, notamment ce qui suit :

    • Les mots de passe pour accéder aux réunions

    • La salle d’attente, qui fait en sorte que la réunion ne commence pas avant que l’animateur ne la rejoigne

    • La fonction de verrouillage, empêche quiconque de rejoindre la réunion après l’arrivée de tous les participants

    • Les paramètres de partage d’écran, qui peuvent être utilisés pour limiter le partage de contenu et l’enregistrement de la réunion

  • Voici certaines des meilleures pratiques :

    • Accepter uniquement les invitations de personnes dignes de confiance

    • Éviter de réutiliser les liens et les mots de passe d’anciennes réunions

Des organisations reconnues, comme le Centre canadien pour la cybersécurité et le National Institute of Standards and Technology, sont également des sources de conseils fiables sur la protection de votre sécurité lors de l’utilisation d’applications de réunions virtuelles.

Comme les dernières semaines ont été très mouvementées, il peut être tentant de simplement choisir la solution la plus rapide. En tentant de sauver du temps, vous risquez cependant de mettre en péril la sécurité et la confidentialité de votre entreprise, de vos clients, de vos employés et de vos données.

L'équipe TELUS Solutions de cybersécurité est là pour vous guider si vous avez besoin d’aide au cours des prochaines semaines. #soyonssolidaires 

#soyezprudents #faitesattention

Pour en savoir plus sur la protection de vos clients, employés et données, visitez telus.com/cybersecurite.

Auteur:
TELUS Affaires
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