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TELUS Business

Les points à envisager lorsque vous changez de fournisseur de dispositifs de consignation électronique

Gestion de flotte · 19 févr. 2024

Dans un secteur du transport en constante évolution, la conformité et l’efficacité sont plus importantes que jamais. L’une des décisions les plus critiques qu’un gestionnaire de parcs peut prendre est de choisir le bon fournisseur de dispositifs de consignation électronique (DCE). Changer de fournisseur de DCE peut s’avérer une tâche ardue, mais en considérant les facteurs clés ci-dessous, vous pouvez effectuer une transition en douceur et tirer le maximum de votre nouveau système de DCE.

La conformité et la sécurité des données sont essentielles

Il est crucial de s’assurer que le fournisseur respecte les normes et la réglementation dans le domaine, comme celles énoncées par
Transports Canada
, le
Centre canadien pour la cybersécurité (Centre pour la cybersécurité)
et la législation pertinente en matière de protection de la vie privée, comme la
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
et le
Règlement général sur la protection des données
. La conformité du fournisseur à ces lois et règlements assure que vos données sensibles sont adéquatement protégées et vous aide à éviter d’éventuelles conséquences juridiques.
Pour protéger vos données, évaluez en profondeur les mesures de sécurité du fournisseur. Veillez à ce que ce dernier dispose de méthodes de chiffrement, de contrôles des accès et de procédures de sauvegarde des données qui assurent que vos renseignements demeurent en sécurité. De plus, passez en revue les politiques du fournisseur sur le traitement et le stockage des données, y compris ses pratiques en matière de conservation et d’élimination des données.
Pour maintenir la confidentialité des données, il est essentiel de comprendre les politiques du fournisseur sur la propriété et l’utilisation des données. Confirmez que vos données demeurent votre propriété et sont utilisées uniquement aux fins voulues et permises. En considérant soigneusement ces facteurs de sécurité des données et de conformité en matière de protection de la vie privée, vous pouvez mieux protéger vos renseignements sensibles tout en maintenant la conformité à la réglementation.
Conseil : Passez en revue des guides comme le « 
Guide Pensez cybersécurité pour les petites et moyennes entreprises
 », publié par le Centre pour la cybersécurité.

Intégration, compatibilité et facilité d’utilisation

L’intégration, la compatibilité et la facilité d’utilisation sont des facteurs cruciaux à considérer lorsque vous sélectionnez un fournisseur de DCE. L’intégration transparente avec les systèmes matériels et logiciels déjà en place est essentielle à une transition en douceur et peut atténuer les perturbations touchant la continuité de vos activités.
Assurez-vous que le DCE peut s’intégrer à votre logiciel de gestion de parcs, à vos systèmes comptables et aux autres plateformes pertinentes. La compatibilité avec les différents dispositifs et systèmes d’exploitation utilisés est vitale aux fins d’intégration. Une interface conviviale et une navigation aisée peuvent réduire le temps de formation et le risque d’erreurs. La capacité d’accéder facilement aux données et de saisir des données, de gérer les registres et d’effectuer d’autres tâches sans difficulté peut favoriser l’adoption par les chauffeurs.
De plus, considérez la formation proposée et les ressources de soutien offertes par le fournisseur de DCE. Des documents de formation exhaustifs et du soutien permanent sont essentiels pour assurer que vos chauffeurs et gestionnaires de parcs peuvent utiliser efficacement les DCE. Recherchez un fournisseur qui offre des manuels d’utilisateur, des tutoriels vidéo, des séances de formation en ligne et du soutien particulier à la clientèle pour vous aider lorsque des problèmes ou des questions surgissent.

Enrichissez votre solution grâce à des fonctions complémentaires

Des fonctions complémentaires peuvent rehausser considérablement votre solution de DCE. Elles vont au-delà des avantages courants comme la facilité d’installation et d’utilisation, le coût et la conformité. Rehausser votre solution peut vous aider à reconstituer des collisions pour améliorer la sécurité, à gérer plusieurs véhicules dans un seul système, à supprimer les registres papier et à accroître l’évolutivité pour des opérations quotidiennes sans accroc.
Par exemple, les rapports d’inspection du véhicule du chauffeur (DVIR) sont une fonction complémentaire importante qui peut aider les parcs à se conformer aux règlements en matière de sécurité, à déterminer des tendances du comportement du parc et à assurer le suivi et la conservation des dossiers d’entretien des véhicules. En intégrant les DVIR à leur solution de DCE, les parcs peuvent optimiser leurs processus d’inspection et améliorer leur conformité générale.
Certains fournisseurs de DCE proposent également des fonctions supplémentaires comme les rappels automatisés pour les inspections, l’intégration à des systèmes télématiques (plus de détails ci-dessous) et la capacité de capter et de stocker des photos des défaillances des véhicules. En choisissant un fournisseur de DCE qui offre de robustes capacités complémentaires, les parcs peuvent rationaliser leurs processus d’inspection, améliorer la conformité et la sécurité, et réduire les temps d’arrêt.

Personnalisation et soutien à la clientèle

Lorsque vous sélectionnez un fournisseur de DCE, il est essentiel de considérer le niveau de personnalisation et le soutien à la clientèle qui sont offerts. La capacité d’adapter la solution de DCE à vos exigences d’affaires particulières est cruciale pour optimiser les activités du parc et assurer la conformité. Recherchez un fournisseur qui propose des options de personnalisation flexibles, comme des rapports, des alertes et des processus opérationnels sur mesure, afin de maximiser l’utilisation et l’évolutivité de votre solution.
Le soutien à la clientèle est tout aussi important : un fournisseur de DCE fiable devrait proposer du soutien complet, y compris de l’assistance technique, de la formation et des conseils constants. Cela assure que vous disposez des ressources et de l’aide nécessaires pour mettre en œuvre et utiliser avec succès la solution de DCE. Considérez la disponibilité des canaux de soutien, comme le téléphone, le courriel et le clavardage, de même que le temps de réponse et l’expertise de l’équipe de soutien.
Certains fournisseurs peuvent facturer des frais supplémentaires pour des personnalisations ou offrir différents niveaux de soutien à différents coûts. Évaluez le rapport coût-efficacité de la solution de DCE, considérez la valeur des fonctions et du soutien proposés, puis choisissez l’option qui convient à votre budget, à vos besoins d’affaires et à l’évolution future.

Combiner DCE et télématique avancée

L’intégration de la télématique peut apporter de nombreux avantages, dont la synchronisation automatisée des données, une visibilité et une gestion améliorées du parc, une surveillance accrue de la sécurité des chauffeurs, une maintenance optimisée des véhicules, des coûts réduits en carburant et un meilleur rendement du carburant.
Combiner vos DCE et la télématique peut vous permettre de synchroniser automatiquement les données entre deux systèmes distincts vers une seule solution, éliminant ainsi le besoin de saisir manuellement des données et réduisant le risque d’erreurs. Cela peut vous faire gagner du temps et économiser de l’argent, et peut également améliorer la précision des données sur votre parc.
Optimisez les trajets du parc, réduisez les coûts en carburant et améliorez le service à la clientèle grâce au suivi de l’emplacement de véhicule en temps réel et à la capacité de consulter l’historique des données sur les déplacements des véhicules. Assurez le suivi de l’état et de la performance des véhicules avec des alertes automatisées lorsqu’un entretien s’avère nécessaire, tout en maintenant vos véhicules en bon état et en évitant des réparations coûteuses.
Améliorez davantage votre solution grâce à l’intégration de caméras utilisant l’IA, la
télématique vidéo
, ce qui vous permet de tirer profit d’une visibilité et d’une gestion améliorées du parc. Des caméras intérieures et extérieures donnent accès à des données en temps réel et historiques pour améliorer la formation des chauffeurs, la reconstitution des collisions, et bien plus encore. Prenez également en charge les comportements problématiques des chauffeurs, comme les excès de vitesse, le freinage brusque et les accélérations rapides, pour vous aider à réduire le risque d’accident et à améliorer la sécurité des chauffeurs.
Conseil : Évaluez si la télématique vidéo pourrait être appropriée à votre situation avant d’investir, en utilisant des outils d’autoévaluation comme « 
Pour commencer à utiliser la télématique vidéo
 » de notre équipe Gestion de parcs de véhicules TELUS Affaires.
Apprenez-en plus dans notre guide pour trouver le bon partenaire technologique, « 
Maximisez les avantages de la solution de DCE
 », en collaboration avec Geotab. Vous avez une petite entreprise et vous souhaitez intégrer des fonctions de diagnostic de véhicule, de diffusion vidéo en direct et de Wi-Fi dans vos véhicules pour rester connectés partout et en tout temps? Vous gérez un grand parc de véhicules commercial qui nécessite une surveillance en temps réel, des rapports avancés et la prise en charge des DCE? Qu’à cela ne tienne : TELUS a la solution pour vous.
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