Planification d’une main-d’œuvre hybride

La notion de main-d’œuvre hybride gagne peu à peu du terrain à mesure que les organisations anticipent, chez leurs employés, des changements de comportement durables induits par la pandémie. Avec cette nouvelle façon de travailler, les employés n’auront plus à se rendre au bureau cinq jours par semaine, mais auront le choix de travailler à domicile, depuis un bureau mobile ou dans tout autre espace de travail. À TELUS, cela fait plus de dix ans que nous avons adopté le travail en mode hybride. La planification et la conception de notre espace immobilier, de même que la culture de notre entreprise, ont donc évolué pour favoriser cette façon de travailler. Forts de notre expérience, nous désirons offrir un certain éclairage aux organisations qui entament le virage vers ce nouveau modèle de travail.

Menez une analyse approfondie de l’utilisation et de l’occupation de votre espace 

L’immobilier étant l’un des postes de dépenses les plus importants pour la plupart des organisations, les économies potentielles sont forcément une priorité au moment d’explorer la notion de culture de travail hybride. Avec une main-d’œuvre hybride, il n’est plus nécessaire de prévoir un bureau par employé. Chaque organisation peut ainsi repenser la répartition des bureaux entre les membres du personnel en fonction du nombre d’employés présents au bureau chaque jour de la semaine. Cette nouvelle façon de planifier l’espace de travail est une première étape cruciale pour déterminer la composition de votre futur portefeuille immobilier et évaluer les économies susceptibles d’en découler. Différents critères doivent être pris en compte pour réaliser une bonne analyse :

• Sur quelles données s’appuie votre planification de l’espace?

• Quelles analyses transversales pouvez-vous intégrer dans votre processus décisionnel?

• Quelles sont les répercussions en amont de la nouvelle répartition des bureaux?

• Qui est concerné par ce changement?

Diversifiez votre espace 

Comme les employés ont désormais le choix de travailler où ils le souhaitent, l’usage de l’espace de bureau est appelé à évoluer. Cette évolution devrait s’accompagner de changements dans l’occupation de l’espace par vos employés. En diversifiant votre environnement de bureau, vous permettez à vos employés de travailler de la façon qui leur convient vraiment, au lieu de leur offrir un poste de travail sédentaire par défaut. Vous pouvez diversifier votre espace en combinant postes de travail, salles de réunion et de collaboration, zones silencieuses réservées à la réflexion, espaces de travail extérieurs, cafés, bibliothèques, etc. Pour aménager un espace adapté, les dirigeants doivent connaître le mode de fonctionnement de leurs équipes lorsqu’elles sont sur place et déterminer les types d’espaces qui seront propices à l’implantation de la nouvelle culture d’entreprise. 

La culture est un aspect essentiel qu’il convient de prendre en considération dans le cadre de cette refonte. Le bureau est depuis longtemps considéré comme le centre névralgique des interactions sociales, le lieu où la culture se manifeste concrètement. En tenant compte de ce constat, les dirigeants doivent comprendre le flux quotidien des activités au sein de l’organisation et anticiper l’évolution des interactions sociales pour concevoir un espace de travail adapté sur le plan tant quantitatif que qualitatif. Pour savoir comment planifier votre futur espace de travail, demandez-vous :

• Vos employés doivent-ils se rendre chaque jour au bureau?

• S’absentent-ils souvent de leurs bureaux?

• Dans quelle mesure travaillent-ils de façon collaborative?

• Quels sont actuellement les espaces qui favorisent les interactions sociales?

• Quels types d’espaces sont essentiels au maintien de la culture d’entreprise?

Investissez dans les technologies et les systèmes conçus pour le télétravail

Face à l’essor du télétravail, les organisations devront équiper leur main-d’œuvre des outils et ressources nécessaires pour travailler efficacement en dehors du bureau. Comme la plupart des organisations adoptent désormais une culture de travail hybride, le mode de travail que vous proposez à vos employés sera perçu comme un avantage pour l’attraction de nouveaux talents. Bien choisis, les investissements que vous faites au profit de vos employés porteront leurs fruits. Même s’il existe un grand choix d’outils ou de ressources, il convient de ne pas négliger l’essentiel :

• Le matériel standard de base (ordinateur portable, clavier et souris) pour assurer la productivité de vos employés où qu’ils soient.

• Les outils de collaboration (messagerie instantanée, dossiers partageables, etc.) pour faciliter la communication et le partage de fichiers.

• Un régime de rémunération adapté pour veiller à ce que les frais associés au télétravail soient couverts pour vos employés.

Élaborez une stratégie de gestion du changement

Dans le cadre de la planification d’une main-d’œuvre hybride, il est impératif de se doter d’une stratégie de gestion du changement bien définie. Les employés comptent sur leur équipe de direction pour les aider à naviguer à travers les changements en cours au sein de l’entreprise. Étant donné l’évolution fulgurante des façons de travailler et le contexte externe sans précédent, la gestion du changement est plus importante que jamais. Si certains employés composent très bien avec le fait de ne pas avoir de bureau attitré, la situation peut être déconcertante pour d’autres.

Le lieu physique de votre main-d’œuvre demeure-t-il une priorité? Vous devez vous pencher sur la question. En effet, dans le cadre de ces nouvelles modalités de travail hybride, les employés de votre organisation seront-ils autorisés à changer de ville ou de pays, ou devront-ils rester à proximité du bureau? Les dirigeants doivent analyser en profondeur les différentes composantes associées à la mise en œuvre du changement et veiller à ce que les règles et processus appropriés soient clairement présentés aux employés comme aux gestionnaires. Il va sans dire que ces derniers ont peut-être une expérience limitée de la gestion d’équipes à distance, et la mise en place de principes directeurs ne pourra donc que les aider dans le cadre de cette transition. 

Un changement de cette importance demandera de la part de tous les dirigeants qu’ils remplissent un rôle de parrain et de champion pour promouvoir ce nouveau modèle de travail dans l’ensemble de l’organisation. Cela établira un précédent et favorisera un climat de confiance au sein de la nouvelle culture. L’objectif est de veiller à ce que vos employés aient le sentiment de pouvoir choisir en toute sécurité de travailler hors du bureau, sans craindre de compromettre leurs possibilités d’avancement.

Vous devez réfléchir aux questions suivantes lors de l’élaboration de votre stratégie de gestion du changement :

• Quel type de main-d’œuvre travaille dans votre entreprise et quel degré d’acceptation du changement anticipez-vous?

• Quels documents, processus et règles devez-vous mettre en place avant la mise en œuvre du changement?

• Quelle aide ou formation offrirez-vous aux dirigeants qui n’ont aucune expérience dans la gestion d’équipes à distance?

• Quel soutien continu apporterez-vous à votre main-d’œuvre une fois la mise en œuvre terminée?

À TELUS, le service de l’immobilier adapte constamment nos espaces et nos politiques afin de répondre aux besoins des employés. Au cours des dix dernières années, nous avons modifié considérablement la façon dont nous planifions, exploitons et concevons nos immeubles dans un cadre de travail hybride. C’est pourquoi nous encourageons les autres organisations à revoir continuellement leur stratégie entourant le milieu de travail afin de répondre aux besoins en constante évolution. Que vous entamiez votre transition vers une culture de travail hybride ou repensiez vos façons de faire actuelles, nous sommes là pour vous aider. Pour en savoir plus sur l’accompagnement que peut vous offrir TELUS, écrivez à [email protected].