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Favoriser la positivité et la communication grâce à un manifeste d'équipe

Culture · 5 juil. 2018

En tant que chef de produit principal chez TELUS digital, j'ai passé la dernière année à diriger une seule équipe chargée du marketing et de l'expérience numérique pour le site Web d'affaires de TELUS.

Mais en février 2018, mon équipe s'est scindée en deux : un groupe a continué à travailler sur le marketing, tandis que l’autre s'est concentré sur le développement de l'expérience commerciale. Ce dernier a pour but de permettre à nos clients d'affaires de choisir et d'acheter leurs produits et forfaits par l’entremise de notre site Web.

Pour maintenir le même niveau de productivité et d’interaction que nous avions développé avant de nous séparer, j'ai décidé de créer un ensemble de règles envers lesquelles les deux groupes se sentiraient impliqués – quelque chose qu'ils auraient intérêt à élaborer et à encourager.

Je voulais aussi que l'équipe exprime ses attentes et établisse une norme commune de communication. J'ai constaté que, dans un environnement technologique dynamique, il est essentiel de garantir une approche humaine pour favoriser l'empathie et éliminer la toxicité.

En groupe, nous avons dressé une liste de 12 règles, dont l’objectif est de promouvoir des pratiques exemplaires et de favoriser un environnement positif :

  1. Commencer les réunions à l'heure, les terminer à temps et inclure un bref ordre du jour

  2. Inviter les personnes requises aux réunions et être présent en personne le plus souvent possible

  3. Garder une bonne ambiance en se respectant les uns les autres, en étant direct et en évitant la médisance

  4. Être aussi clair que possible en ce qui concerne les communications comprenant des diagrammes, des résultats attendus et des échéanciers

  5. Tenir compte des personnes qui se trouvent dans différents fuseaux horaires en incluant un lieu de rencontre et en utilisant le Jabra

  6. Utiliser Slack pour la majorité des communications, sauf indication contraire

  7. Expliquer le contexte de toute demande ou tâche, sans  supposer que tout le monde le connaît

  8. Documenter ses résultats ou processus dans la page de confluence de l'équipe

  9. Voir à ce que les exigences soient clarifiées et les passer en revue avec l'équipe

  10. Effectuer des contrôles administratifs fréquents et affecter un analyste d'affaires aux initiatives

  11. Essayer de trouver un équilibre entre échéanciers et qualité des produits

  12. Éviter de tenir des réunions le vendredi

Le processus utilisé pour l'organisation de ces règles a été fortement influencé par Glenn D. Rolfson, un psychothérapeute travaillant dans le service de santé d'entreprise à Oslo, en Norvège. Pour éliminer la toxicité en milieu de travail, ce dernier met en lumière la médisance – autrement connue sous le nom de potinage. Pour y remédier, Rolfson commence par demander aux membres d’une équipe si la médisance a lieu sur son lieu de travail (tout le monde s’entend invariablement pour dire que oui), et les amène ensuite à la définir. Enfin, il leur demande s'ils souhaitent travailler dans un environnement où elle en serait absente (ce qui est le cas de tous), puis leur fait signer une entente en vertu de laquelle ils s’engagent à travailler dans un environnement sans médisance pendant une période de six mois.

En 2016, la méthode de Rolfson a été testée dans plus de 250 lieux de travail. En conséquence, le nombre de jours de maladie s’est trouvé considérablement réduit et il y a eu une augmentation spectaculaire de la productivité. Pour en savoir plus sur ce processus, je vous recommande fortement ce Ted Talk : https://youtu.be/eYLb7WUtYt8

Avec l'approche de Rolfson à l'esprit, nous avons mené une séance d'une heure pour déterminer les règles selon lesquelles nous travaillerions. On a demandé à l'équipe de se concentrer sur les thèmes de la communication, des outils et des activités quotidiennes pour lancer la séance. Les participants ont été appelés à écrire des énoncés comprenant les mots « nous devrions » dans le but de les aider à communiquer ce qu'ils attendent de leurs coéquipiers. Tous étaient encouragés à être aussi ouverts que possible et à respecter les idées des autres.

En nous écoutant les uns les autres et en permettant aux gens d'être entendus, nous favorisons une culture dans laquelle les membres de l'équipe examinent les situations selon le point de vue des autres. Ce n'est pas seulement essentiel à la résolution de conflits tout en douceur; ceci crée également un environnement au sein duquel de nouvelles idées ont la possibilité de s'épanouir.

Après avoir finalisé nos 12 règles, nous les avons signées et affichées dans notre espace de travail. De cette façon, toute l’équipe sait de quoi mon équipe parle et rappelle à tous ce qu'elle représente.

L'établissement de ces règles nous a aidés à créer un environnement où les membres de l'équipe savent à quoi s'attendre d'eux-mêmes et des autres. Maintenant, lorsqu'un conflit survient, les personnes impliquées peuvent le résoudre d'une manière directe et respectueuse, souvent sans l'aide du personnel de direction. Mieux encore, les coéquipiers sont capables de communiquer d'une manière plus réfléchie et engageante, ce qui a conduit à une augmentation de la collaboration et de la productivité.

Auteur:
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Bilal Khan
Senior Program Manager
Bilal is excited about enabling his teammates for success, solving problems, and delivering value to our customers.