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Une refonte qui va bien au-delà de nos sites Web

Conception et contenu · 13 nov. 2013

La portée de ce projet a toujours été incroyablement étendue et il est clair que ça ne devait jamais se limiter à nos sites Web. C’est évidemment sur cette refonte que notre équipe s’est attardée le plus, mais nous savions pertinemment que ce qui se passe dans notre laboratoire aurait des répercussions sur l’ensemble de l’équipe des médias numériques. En effet, on parle ici d’un changement de culture, de procédés et d’espace de travail. Nous comptions tester cette nouvelle façon de faire auprès de cette petite équipe de projet, pour ensuite appliquer la même philosophie à l’ensemble de l’équipe. Voici en quoi consiste la refonte du mode de vie au travail pour l’équipe des médias numériques. Le mot d’ordre : la colocation Pour respecter nos principes directeurs et notre stratégie numérique, et pour concevoir des interfaces conformes aux meilleures pratiques sur le marché, il est essentiel de pouvoir compter sur une équipe de professionnels chevronnés : TELUS Web Channel.

L’an dernier, nous occupions dix espaces de bureau différents. Pour la région de Toronto, notre équipe occupait deux bureaux différents : sur la rue York, à Toronto, et à Scarborough. Dans le cas du bureau situé sur la rue York, notre équipe était ensuite répartie sur trois étages distincts. Rien pour favoriser la collaboration, la culture et l’esprit d’équipe. Au départ, je me suis tout de suite dit que la solution devait passer par la colocation. Il était clair que nous allions devoir travailler différemment et que le modèle traditionnel, qui consiste à confier un mandat à une agence et à attendre le résultat, ne s’appliquerait pas dans notre cas. Nous faisions tous partie de cette aventure, alors nous devions relever ce défi ensemble, et nous avions besoin d’un espace de travail adéquat. Pour ce faire, nous devions également revoir notre façon de penser; en conséquence, nous croyions devoir quitter nos bureaux habituels. Un espace situé à l’intersection des rues Richmond et John a tout de suite retenu notre attention. En fait, il était tellement branché qu’une discothèque se trouvait juste au-dessous. Cependant, alors que je consultais les documents de location, je me suis rendu compte que c’était une erreur. Si nous voulions adopter une nouvelle culture, il fallait que les autres nous voient et participent au changement. Si nous étions seuls dans notre coin, rien de tout cela ne serait possible. Nous avons donc tenté de dénicher un espace au bureau du 25, York, ce qui n’est jamais une partie de plaisir, surtout si on tient compte du nombre d’employés qui s’y trouvent déjà. Or, grâce à notre incroyable équipe des services immobiliers, nous sommes parvenus à identifier une salle de formation de 12 m sur 12 m avec vue prenante sur la gare Union.

Cet espace à aire ouverte nous appartenait et nous l’adorions. Les murs se sont rapidement retrouvés couverts d’esquisses, des notes autocollantes se sont mises à apparaître aux fenêtres, les bureaux ont été déménagés de manière à aménager des zones de travail multidisciplinaires et, la cerise sur le sundae, tous ces changements avaient lieu au vu et au su de tous. Suite au retentissant succès de notre salle de formation à Toronto, nous avons rapidement éliminé les postes de travail individuels du bureau de Vancouver afin de nous rapprocher encore davantage du concept de bureau ouvert. Et vous savez quoi? Nous sommes à rénover un des étages du bureau de Toronto afin de poursuivre le travail. Vous n’avez pas idée à quel point j’apprécie le fait que notre équipe au complet laisse de côté ces postes de travail individuels. Les gens responsables de l’aménagement de l’étage en question sont très qualifiés et leur travail permettra à notre équipe de disposer des conditions propices au succès et au passage à un tout nouveau mode de vie. À l’heure actuelle, les bureaux sont remplacés par des tables collaboratives. Des espaces consacrés à la vidéoconférence sont aménagés pour les projets d’envergure nationale. Un mur est tapissé d’écrans affichant une foule de données analytiques afin de faciliter le partage d’information et les sessions de remue-méninges entre membres situés aux quatre coins du pays, en plus d’offrir un compromis lorsque les rencontres en personne ne sont pas possibles. Nous disposons également de salles de conférence dont les noms sont inspirés de nos principes directeurs (mettre l’accent sur les appareils mobiles, se concentrer sur les résultats, adopter une approche allégée et favoriser le décloisonnement). Les murs sont utilisés à des fins de collaboration et pour partager maquettes et concepts. Il ne faut pas non plus perdre de vue l’importance de bâtir notre culture et de s’assurer que l’espace favorise la création de liens entre coéquipiers. Nous avons donc prévu un espace où il sera possible de se procurer des collations, des breuvages… sans oublier les cures antistress comme les tables de baby-foot. Voici à quoi ressemblaient nos anciens bureaux :

Et voici de quoi nos nouveaux bureaux ont l’air :


Notre équipe est maintenant plus soudée que jamais, ce qui facilite grandement la collaboration et l’innovation, et la répartition des membres de l’équipe se limite maintenant à trois centres urbains principaux : Toronto, Vancouver et Calgary. Ils peuvent maintenant socialiser avec leurs collègues et constater à quel point la colocation et la collaboration offrent un terrain fertile pour l’innovation. Un espace où il fait bon vivre La colocation offre certes de nombreux avantages, mais cet exercice de consolidation présente tout de même un défi pour certains membres de l’équipe. Ça n’a rien à voir avec le désir de déménager de notre équipe, mais bien d’arriver à créer un espace où il fait bon vivre. Les gens doivent avoir plus que jamais hâte de venir travailler, ce qui signifie que nous devons nous assurer qu’ils ont tout ce qu’il faut pour se sentir inspirés, productifs, motivés, confortables et qu’ils se sentent les bienvenus dès la première journée. Une communication constante et l’apport de tous les membres de l’équipe étaient donc essentiels à l’atteinte de cet objectif.

Un brin d’inspiration

Notre équipe des services immobiliers s’est inspirée des entreprises reconnues pour leurs espaces de travail exceptionnels et leur culture organisationnelle hors du commun. Ils ont consulté toutes les études sur lesquelles ils ont réussi à mettre la main, en plus d’organiser une visite du bureau de Google à Toronto. Voici ce qu’ils ont remarqué : 1) Les employés bien nourris disposent de toute l’énergie dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, ils sont tout simplement plus efficaces. Nous avons tous passé des heures de dîner en réunion, pour ensuite oublier de casser la croûte. Il est relativement simple et peu coûteux de commander des plateaux de nourriture et des bols de fruits, ou encore d’avoir des armoires à collation bien garnies et du café à profusion. 2) Tout est une question d’équilibre. La collaboration, le travail d’équipe inspiré et le sentiment d’appartenance demeurent des concepts très positifs, mais il n’en demeure pas moins que les employés ont besoin de périodes de repos pour se détendre et avoir du temps pour eux. Voici quelques articles qui vous permettront d’en apprendre davantage à propos de l’aménagement d’espaces de travail agiles et productifs (en anglais seulement) :

Communication et participation de toute l’équipe

L’équipe des médias numériques dans son ensemble a participé à toutes les étapes de la revitalisation de nos bureaux. Nous les avons consultés sur une base régulière afin qu’ils nous fassent part de leurs idées pour améliorer la planification. Nous avons également mis sur pied un site interne afin que les membres de l’équipe puissent soumettre leurs préférences quant au choix du mobilier, la disposition des lieux ou encore comment en faire un espace encore plus confortable et amusant. L’équipe des services immobiliers a également pris bonne note de toutes les leçons apprises lors de refonte de telus.com afin que celles-ci soient appliquées à une plus grande échelle.

Le mur des célébrités

L’une de ces leçons, que notre équipe de Vancouver a décidé de mettre en pratique, consiste à réserver un espace pour le mur des célébrités. L’espace de travail est conçu de manière à ce que tous les gens qui entrent puissent voir les dernières maquettes, les projets sur lesquels l’équipe travaille, les objectifs de la semaine, les leçons apprises et les victoires remportées. Il est essentiel de partager ces éléments dès que possible, et ce, le plus souvent possible. Le mur des célébrités suscite un sentiment de fierté chez ceux qui visitent notre espace de travail, en plus de les encourager à prendre le temps de passer en revue nos réalisations et à nous faire part de leurs commentaires. Ce sera un autre pas dans la bonne direction lorsque nous ferons de même à Toronto.

Bâtir, tester et recommencer le processus

À l’instar du projet de refonte, ce réaménagement de nos bureaux sera ponctué de changements, d’améliorations et de mises à jour. Les membres de l’équipe continueront entre autres de nous dire ce qu’ils pensent de la convivialité et de l’aménagement global des lieux. Comptez sur nous pour vous tenir informés de ce qui aura fonctionné et de ce qui aura posé problème. D’ici là, nous aimerions savoir ce que vous en pensez. Quelles sont les recettes qui fonctionnent bien au sein de votre équipe? Avez-vous des suggestions quant à l’établissement de notre plan d’étage? 1) Tous les membres de l’équipe doivent être mis à contribution pour l’aménagement de l’espace, du choix des meubles en passant par la décoration. L’espace doit leur ressembler. Google avait une affiche très intéressante sur un de ses murs : un panorama de Toronto, auquel on avait ajouté tous les employés de la compagnie.

2) Les employés bien nourris disposent de toute l’énergie dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, ils sont tout simplement plus efficaces. Nous avons tous passé des heures de dîner en réunion, pour ensuite oublier de casser la croûte. Il est relativement simple et peu coûteux de commander des plateaux de nourriture et des bols de fruits, ou encore d’avoir des armoires à collation bien garnies et du café à profusion. 3) Tout est une question d’équilibre. La collaboration, le travail d’équipe inspiré et le sentiment d’appartenance demeurent des concepts très positifs, mais il n’en demeure pas moins que les employés ont besoin de périodes de repos pour se détendre et avoir du temps pour eux. Voici quelques articles qui vous permettront d’en apprendre davantage à propos de l’aménagement d’espaces de travail agiles et productifs (en anglais seulement):

Communication et participation de toute l’équipe

L’équipe des médias numériques dans son ensemble a participé à toutes les étapes de la revitalisation de nos bureaux. Nous les avons consultés sur une base régulière afin qu’ils nous fassent part de leurs idées pour améliorer la planification. Nous avons également mis sur pied un site interne afin que les membres de l’équipe puissent soumettre leurs préférences quant au choix du mobilier, la disposition des lieux ou encore comment en faire un espace encore plus confortable et amusant. L’équipe des services immobiliers a également pris bonne note de toutes les leçons apprises lors de refonte de telus.com afin que celles-ci soient appliquées à une plus grande échelle.

Le mur des célébrités

L’une de ces leçons, que notre équipe de Vancouver a décidé de mettre en pratique, consiste à réserver un espace pour le mur des célébrités. L’espace de travail est conçu de manière à ce que tous les gens qui entrent puissent voir les dernières maquettes, les projets sur lesquels l’équipe travaille, les objectifs de la semaine, les leçons apprises et les victoires remportées. Il est essentiel de partager ces éléments dès que possible, et ce, le plus souvent possible. Le mur des célébrités suscite un sentiment de fierté chez ceux qui visitent notre espace de travail, en plus de les encourager à prendre le temps de passer en revue nos réalisations et à nous faire part de leurs commentaires. Ce sera un autre pas dans la bonne direction lorsque nous ferons de même à Toronto.

Bâtir, tester et recommencer le processus

À l’instar du projet de refonte, ce réaménagement de nos bureaux sera ponctué de changements, d’améliorations et de mises à jour. Les membres de l’équipe continueront entre autres de nous dire ce qu’ils pensent de la convivialité et de l’aménagement global des lieux. Comptez sur nous pour vous tenir informés de ce qui aura fonctionné et de ce qui aura posé problème. D’ici là, nous aimerions savoir ce que vous en pensez. Quelles sont les recettes qui fonctionnent bien au sein de votre équipe? Avez-vous des suggestions quant à l’établissement de notre plan d’étage?

Auteur:
Tim Hassed
Former Director, Home Solutions