Mettre en place une culture appropriée au sein du laboratoire

La nécessité d’adopter une culture appropriée est probablement l’une des plus importantes leçons que nous ayons apprises jusqu’à maintenant. En effet, il est facile d’en ignorer l’importance et de se concentrer sur les échéanciers, la portée des travaux et l’exécution. Ces éléments ne sont évidemment pas à négliger, mais prendre le temps d’établir correctement le ton, les normes et la culture dès le début représente un avantage incontestable à long terme.

Par définition, un laboratoire est un véritable creuset culturel et, comme il n’y a pas de titres ou de structure hiérarchique, c’est l’un de nos plus grands défis. Nous avons décidé de collaborer avec plusieurs partenaires (des PME en émergence pour la plupart) afin d’apprendre d’eux et de nous inspirer de leurs pratiques innovatrices. Le laboratoire accueille des employés de TELUS, mais aussi des représentants de ces cinq compagnies. De plus, la plupart d’entre nous en sont à leur premier contact avec ce nouveau style de travail « laborantin ». En conséquence, nous avons d’abord perdu du temps à échanger et à débattre, plutôt qu’à nous atteler à la tâche. Le laboratoire compte plusieurs personnes talentueuses, mais il était clair qu’il nous fallait trouver notre voie.

Savoir faire preuve de flexibilité

Selon moi, rares sont les problèmes qu’on ne peut résoudre autour d’une bonne bière. Or, nous avons réussi à relever plusieurs défis sans pour autant dépenser des sommes astronomiques au bar du coin. Voici quelques pistes de solution.

1. Adopter une approche positive pour la résolution des problèmes

Lorsqu’il est question de problèmes d’équipe, il est essentiel d’utiliser le ton approprié. Si la conversation n’est pas bien encadrée, la situation peut rapidement dégénérer. Comment doit-on aborder un problème important quand certains des intervenants n’y voient qu’un désagrément? Comment s’assurer que la solution adoptée ne prend pas une connotation personnelle?

Ensemble, nous avons établi les paramètres du cadre de travail optimal. Nous avons identifié les éléments qui pouvaient être améliorés lors du prochain lancement, puis nous avons décidé quelle était la meilleure façon d’exécuter le prochain sprint. En établissant les paramètres du cadre de travail optimal, tous les membres de l’équipe ont compris qu’il était possible de s’améliorer en évitant de mettre l’accent sur les problèmes. C’est même devenu un élément rassembleur. Il était clair que nous éprouvions les mêmes défis et avions les mêmes doutes, et que nous voulions tous trouver une solution aussi rapidement que possible.

2. Mettre en place un processus allégé hybride qui convient à nos besoins

Plusieurs cours et ouvrages traitent déjà de « l’approche allégée », mais il nous fallait trouver un processus qui convenait à nos besoins. En s’inspirant de notre cadre de travail idéal, nous avons illustré la façon dont nous allions travailler ensemble jusqu’à la fin du projet. On parle notamment ici du cadre général, de la composition de chacun des cycles de travail, des artéfacts requis, de la fréquence à laquelle nos demandeurs doivent être consultés et comment tous ces éléments s’inscrivent dans le processus. Finies les hypothèses et les conversations inconfortables, tout est sur la table, bien en évidence.

3. Nous sommes une entreprise allégée mature, et non en démarrage

Bien que nous ayons adopté un processus allégé, notre projet s’inscrit dans un cadre de gestion traditionnel. Nous avons l’appui de TELUS et la plupart des équipes à l’interne souhaitent emboîter le pas, mais nous sommes une entreprise d’envergure, qui repose sur des systèmes n’ayant rien d’allégé. Je suis enchantée par mon expérience et j’ai adoré évoluer dans un environnement s’inspirant de l’approche allégée, mais la gestion de projet traditionnelle demeure tout à fait valable. Dans certains cas, cette dernière est tout indiquée, alors qu’en d’autres circonstances c’est une approche hybride – ou allégée, sous sa forme la plus pure – qui répond le mieux aux besoins.

D’ici là, notre équipe doit pouvoir suivre le rythme. Nous devons continuer de nous en tenir au processus mis en place et éviter de nous laisser retarder par les aléas de la gestion traditionnelle. Pour résoudre ce problème, nous avons réservé une grande salle de formation située sur un autre étage, à l’abri des distractions et des obstacles habituels. Bien que notre porte soit toujours ouverte, les différents intervenants hésitent à nous déranger lorsqu’ils voient ce que nous faisons, et à quel point nous avançons rapidement.

4. Nous nous sommes approprié le processus avant de le modifier

À moins d’y participer activement, il est impossible d’avoir un portrait fiable de la situation. Nous avions tous tellement hâte d’amorcer le projet que nous ne réalisions pas l’ampleur des difficultés qui nous attendaient au début. Dès que nous avions un pépin, nous avions le sentiment qu’il fallait immédiatement apporter des correctifs au processus. Il est clair que nos attentes irréalistes n’ont pas simplifié les choses, mais nous avons pris la bonne décision en expérimentant à fond le processus avant de le modifier. Cette période d’adaptation nous a permis d’identifier les avantages et faiblesses de notre méthodologie, les causes de ces faiblesses et des pistes de solution.

5. Il ne suffit pas de modifier ses façons de faire

Les membres de l’équipe doivent adopter l’approche simplifiée dans toutes les sphères de leur vie. Il s’agit d’une philosophie de vie. Si vous passez constamment d’une étape à l’autre sans apporter des correctifs à votre méthodologie, ou encore essayer de réduire vos délais, vous finirez par vous essouffler.

6. Des rôles clairement définis

Comme notre équipe se compose de gens talentueux, provenant de plusieurs compagnies et ayant des bagages fort diversifiés, il était nécessaire d’établir qui prendrait les décisions et de s’assurer que les discussions demeurent productives, au lieu de dégénérer en débats stériles. La qualité de notre produit est attribuable à la diversité des idées et opinions qui lui ont permis de voir le jour, mais vient tout de même un moment où il faut prendre une décision. Peut-être n’y a-t-il pas de titre ou de structure hiérarchique, mais si les rôles ne sont pas clairement définis, l’aventure est vouée à l’échec.

Pour régler ce problème, relativement simple, nous avons mis en place une matrice RACI indiquant clairement les rôles et responsabilités des membres de l’équipe. Nous avons également trouvé une solution aux discussions interminables; lorsque le délai imparti est écoulé, une décision est prise.

7. Mettre l’accent sur la communication

Cette étape nous a causé quelques tracas. Collaborer avec des coéquipiers situés aux quatre coins du pays n’est pas chose facile. La plupart d’entre eux se trouvent à Toronto, mais on en retrouve également à Montréal et à Vancouver. Les différents fuseaux horaires, quant à eux, ne font que compliquer les choses. Il est difficile pour les personnes travaillant à distance d’avoir le même sentiment d’appartenance à l’équipe que ceux qui travaillent dans le laboratoire.

Bien qu’il ne soit pas idéal d’avoir recours à des travailleurs à distance dans le cadre d’un projet comme celui-ci, il y a un certain nombre de choses qui peuvent être faites pour faciliter leur intégration. D’abord, nos téléphones sont ouverts en permanence, afin qu’il soit plus facile pour eux de participer aux conversations. De plus, nous avons une télé de 60 po connectée à une caméra et à Google Hangouts, afin que nous puissions voir les autres membres de l’équipe. Quant à Skype, il est devenu le meilleur ami de nos équipes de développement situées dans l’est et dans l’ouest du pays. Nous essayons constamment d’améliorer la façon dont nous communiquons. Ce n’est pas encore parfait, mais c’est définitivement mieux qu’avant.

8. Donner la chance au coureur

Ça peut sembler simpliste, mais lorsque quelqu’un vient modifier la façon dont vous travaillez, il est facile d’y voir une attaque personnelle. Ce projet nous enthousiasme tous et nous voulons bâtir le meilleur produit possible. Si un élément peut être amélioré, nous n’hésitons pas à apporter les correctifs nécessaires. Ça n’a rien de personnel, et c’est pourquoi nous travaillons ensemble. Il nous a fallu mettre de côté le concept de travail individuel, au profit de celui du travail collectif. Il s’agit de notre projet et du fruit de notre travail.

9. Savoir se montrer flexible et avoir du plaisir

Pas de doute, il faut pouvoir suivre le rythme. Tout se passe rapidement et nous devons régulièrement ajuster le tir. C’est parfois frustrant, mais la plupart du temps c’est délirant et amusant tout à la fois. Il n’y a pas de place pour l’hésitation. Profitez de l’expertise des gens autour de vous, riez un bon coup et profitez de l’expérience. Plus vous vous montrerez flexibles, plus vous vous amuserez et plus vous aurez du succès.

L’équipe, telle qu’elle est maintenant

Cette expérience est vraiment enrichissante et l’atmosphère est complètement différente. C’est aussi amusant que nous l’espérions et c’est définitivement mieux qu’avant. Nous travaillons bien ensemble, nous allons de plus en plus vite et, plus que tout, le produit que nous créons est meilleur que jamais. Nous avons même un slogan, qui me fait sourire chaque fois que je l’entends : une équipe, un rêve.