Êtes-vous frustré par vos outils de réunion à distance ?

Technologie · 25 sept. 2020

Alors que le télétravail se répand, il est crucial de fournir à votre équipe les meilleurs outils afin qu’elle puisse communiquer et collaborer facilement, que ce soit entre collègues ou avec les clients. La plupart des entreprises savent qu’il est important de choisir les meilleures solutions, mais leurs décisions précipitées les amènent souvent à faire des choix rapides sans prendre le temps d’analyser dans quelle mesure leurs nouveaux outils de télétravail s’intégreront bien à l’environnement existant. Il est important de fournir des outils qui préserveront l’engagement, le bonheur et la santé des membres de votre équipe, tout en maintenant la productivité. Les réunions en sont un bel exemple. La transition forcée des réunions en personne vers les vidéoconférences a été un réel défi pour plusieurs entreprises. Déjà que les réunions pouvaient être des défis en soi ! Les points faibles classiques d’une réunion, comme l’absence d’ordre du jour, sa trop longue durée et une mauvaise préparation, ne sont qu’amplifiés lorsque la technologie ne fonctionne pas comme elle le devrait.

Ce qui est le plus frustrant avec les réunions à distance, ce sont les problèmes de connexion/configuration et l’expérience audio générale.

Alors que le télétravail s’impose comme une « normalité » dans le quotidien des entreprises, ce ne sont pas uniquement les réunions internes qui dépendent de la technologie. La formation, les appels de vente, les webinaires et même les conférences sont maintenant organisés à distance. Et alors que les réunions se déroulent en ligne, la capacité d’exploiter facilement la technologie est plus importante que jamais. Mais plusieurs télétravailleurs ont toujours des problèmes de connectivité.

Les attentes des outils de réunion à distance… et la réalité

Lorsque nous introduisons la technologie dans notre vie et dans notre milieu de travail, nous nous attendons à une expérience harmonieuse. Nous nous attendons à ce que la technologie règle des problèmes à notre place ou, à tout le moins, qu’elle nous facilite la tâche, que ce soit en nous permettant de faire les choses plus rapidement, plus efficacement ou de façon plus intuitive. Or, nous savons tous que ce n’est pas toujours le cas.

Les attentes des réunions à distance

Vous présentez un nouvel outil à votre équipe qui lui permettra de partager un écran d’ordinateur et d’effectuer des démonstrations à distance pour des collègues ou des clients. Le tout s’insère facilement dans l’agenda en ligne de tout le monde. Le jour de la réunion, tout le monde accède facilement au lien de la réunion et les clients sont enchantés par l’expérience harmonieuse. « C’est vraiment plus efficace qu’une réunion en personne ! » diront-ils.

La réalité des réunions à distance

Vous présentez un nouvel outil à votre équipe qui lui permettra de partager un écran d’ordinateur et d’effectuer des démonstrations à distance pour des collègues ou des clients. Le tout s’insère difficilement dans l’agenda en ligne que vous utilisez pour organiser les réunions. Vous passez une heure à tenter de régler la situation avant de communiquer avec l’équipe TI. Le problème semble réglé, mais le jour de la réunion, des membres de l’équipe n’ont toujours pas reçu le lien de la réunion en ligne. Vous vous excusez pour ces « difficultés techniques » et vous réussissez en fin de compte à rejoindre tout le monde. Au milieu de la réunion, la connexion devient inaudible. Par la suite, la fonction de partage d’écran cesse de fonctionner. Vous vous excusez à nouveau. Votre équipe est gênée. Vous êtes gêné. Après la réunion, vous communiquez à nouveau avec les TI afin de résoudre le problème pour la prochaine fois. Eux aussi sont contrariés, avec raison.

Plusieurs entreprises peinent à améliorer l’expérience de travail grâce aux outils de télétravail. En fait, elles ne font que l’empirer. Les vidéoconférences peuvent être plus fatigantes que les réunions en personne, et ce, même si tout fonctionne à merveille. Lors d’une vidéoconférence, votre cerveau doit travailler plus fort pour bien décoder le langage corporel et le ton de voix de votre ou de vos interlocuteurs. Vous devez porter davantage attention afin d’obtenir le même résultat, ce qui exige plus d’énergie. Ajoutez-y des pépins technologiques et votre équipe aura sans doute du mal à bien travailler. Les téléconférences ne sont peut-être pas aussi fastidieuses que les vidéoconférences, mais elles peuvent tout de même présenter leur lot de défis. Lorsque vous ne pouvez pas voir les expressions faciales, il est facile de rater votre coup et de couper la parole à votre ou à vos interlocuteurs. Encore une fois, ajoutez-y des pépins technologiques, comme l’incapacité de rejoindre l’appel ou une acoustique défaillante, et votre réunion ratera son objectif. En outre, si vous éprouvez des difficultés techniques ou que vous êtes témoin d’interruptions d’appels lorsque vous organisez des réunions virtuelles avec vos clients, la réputation de votre entreprise risque d’en être affectée.

Pour créer l’expérience « attendue » et récolter les retombées positives d’un environnement de télétravail à succès, la clé est de choisir les bons outils. Il existe des façons bien plus simples pour votre équipe d’accéder à des outils de télé ou de vidéoconférences afin de maximiser sa productivité.

Comment s’assurer d’avoir les bons outils de réunion à distance ?

Comme vous le savez sans doute, il existe une panoplie d’outils technologiques qui prétendent faciliter la tenue de vos réunions à distance, de les rendre plus rapides et plus collaboratives.

Ce sont des fournisseurs comme Microsoft, Google, Cisco WebEx, GoToMeeting et RingCentral. La plupart d’entre eux sont intégrés avec les systèmes téléphoniques infonuagiques, mais aussi avec les applications grand public comme WhatsApp, Zoom, Skype et FaceTime.

Avec toutes ces options, il n’est pas surprenant de voir plusieurs entreprises jongler avec le choix de leurs outils, ce qui mène à des décisions précipitées et à de l’éparpillement parmi un trop grand nombre de solutions. Nous avons découvert que la plupart des entreprises utilisent une variété de plateformes de vidéoconférences. Pourtant, tous les cadres croient qu’ils économiseraient et qu’ils gagneraient en efficacité si celles-ci étaient consolidées.

Voici des questions/réponses qui permettront de savoir, selon vos besoins, si vous avez opté pour les meilleurs outils de télétravail :

Combien d’outils votre entreprise utilise-t-elle pour ses réunions à distance ?

Un seul outil de réunion à distance est l’idéal dans une entreprise. Quelques équipes auront peut-être besoin d’un outil additionnel pour des besoins particuliers : un outil qui fournit aux TI un diagnostic à distance, un outil avec des options de formation et d’apprentissage à distance pour le développement des équipes et un outil spécifique pour le département de marketing ou celui des communications afin d’organiser des webinaires, des séminaires ou des réunions publiques.

Combien de personnes devraient être impliquées dans vos réunions à distance ?

Certains outils sont conçus pour des conversations virtuelles en tête-à-tête, alors que d’autres sont faits pour rejoindre de nombreuses personnes, parmi plusieurs fuseaux horaires. Si vous voulez organiser des webinaires, par exemple, vous aurez besoin d’un outil qui vous permettra de rassembler des centaines de participants. Des services de diffusion en continu peuvent être utilisés pour des événements de plus grande envergure (50 000 personnes) lors desquels il y aura moins d’interactions entre les participants.

Quels sont les objectifs de vos rencontres ?

Si vous faites des démonstrations virtuelles en ligne auprès de vos clients, vous devriez opter pour un outil qui vous permettra d’effectuer un partage d’écran en temps réel. Si votre objectif est de solliciter des commentaires, vous devriez choisir des options de clavardage et même des options de sondage. Il est aussi très utile d’avoir la possibilité d’annoter ou de montrer le contenu de votre écran. Si votre événement est informatif (comme un webinaire), vous devriez opter pour un outil qui vous permettra d’enregistrer la réunion afin de la partager plus tard. Si c’est pour de la formation, vous voudrez sans doute séparer les participants en différents ateliers pour qu’ils puissent travailler en équipe sur des problèmes, des tâches ou des projets.

Comment les gens pourront-ils accéder à vos réunions ?

Alors que plusieurs utilisateurs se joignent à des réunions à distance, la façon de rejoindre ces réunions est primordiale. Les participants ont leurs préférences et, selon l’endroit où ils se trouvent ou ce qu’ils sont en train de faire (ex. : dans les transports en commun), vous pourriez leur permettre de se joindre à l’appel de la façon qui leur convient, en leur fournissant un numéro local ou sans frais ou même en utilisant l’appel vocal de leur ordinateur. Vous voudrez un outil qui permettra ce genre de polyvalence et qui garantira à l’organisateur de la réunion que tous les invités pourront y participer. De plus, lorsque vous choisissez un outil, demandez aux fournisseurs comment ils s’assureront de la qualité sonore. À ce chapitre, tous les services de réunion à distance ne sont pas égaux.

Comment cet outil s’intégrera-t-il à l’environnement existant de l’entreprise ?

Afin d’éviter de choisir un outil qui fonctionne en silo, voyez comment il pourra s’intégrer à l’environnement technologique existant de votre entreprise, avec les agendas, les différentes suites logicielles (ex. : Microsoft Office/Exchange, Microsoft 365, Google Calendar) et votre système téléphonique. Pour faciliter la tâche de votre personnel dans le processus d’authentification de toutes ses applications d’affaires, assurez-vous d’utiliser l’option d’authentification unique.

Votre outil est-il sécuritaire et protège-t-il la vie privée de votre équipe ?

Les outils de réunion à distance sont souvent connectés aux réseaux de l’entreprise, aux bases de données, aux nuages publics et à l’Internet public. Il est important de rechercher une solution qui offre une expérience sécuritaire, incluant le cryptage intégral de toutes les données vocales, vidéos, de partages d’écrans et de dossiers en ligne, reçues et envoyées, et ce, afin d’éviter la perte d’importantes données d’affaires pendant les réunions. L’outil choisi devrait utiliser un processus strict d’authentification qui fournira mots de passe et identifiants aux participants à l’aide d’un courriel valide. S’assurer de la protection des données privées est une priorité, alors choisissez un fournisseur qui ne vendra pas les données des utilisateurs à d’autres entreprises, pour des fins publicitaires ou autres.

Utiliser un système de communications unifiées pour des réunions à distance efficaces

Alors que plusieurs entreprises luttent pour rester à jour malgré les changements qu’impose le télétravail, choisir la bonne solution est la clé pour améliorer la productivité, pour favoriser des communications harmonieuses dans l’équipe et pour maintenir la bonne réputation de votre marque. Une solution qui facilitera les réunions et la collaboration aura un effet positif sur le moral, la santé et la productivité de votre équipe.

Avec la longue liste d’outils à votre disposition, savoir par où commencer et s’assurer que le tout s’intègre de façon efficace peut présenter son lot de défis. Depuis plusieurs années, l’industrie des télécommunications a utilisé le concept des communications unifiées afin de regrouper ces services dans une solution tout-en-un. Celle-ci regroupe tous les outils — voix, vidéo, collaboration et messagerie — en une seule plateforme de gestion accessible sur votre ordinateur ou à partir de vos appareils mobiles.

Lorsque vient le temps d’installer la meilleure solution de télétravail pour votre équipe, pour que celle-ci puisse effectuer des vidéoconférences et collaborer efficacement tout en étant productive, il y a toujours quelques aspects qui demeurent hors de votre contrôle — le bruit de la construction dans le quartier ou des animaux de compagnie en manque d’attention —, mais le meilleur choix ne l’est pas. En choisissant une solution intégrée, vous permettrez à vos employés d’avoir des rencontres fructueuses, peu importe où ils se trouvent.